ในวัยทำงานทุกคนล้วนแล้วเคยมีโอกาสเข้าร่วมการประชุมแทบทั้งสิ้น ทั้งยังอาจได้เป็นบุคคลที่จัดการประชุมให้เกิดขึ้น และไม่ว่าจะเป็นรูปแบบการประชุมใดก็ตาม ย่อมมีการพูดคุยแลกเปลี่ยนข้อมูลเพื่อให้งานดำเนินต่อไป แล้วจะมีเทคนิคไหนบ้าง ที่จะสามารถจัดการประชุมได้อย่างราบรื่น และคอยดึงความสนใจของผู้เข้าร่วมประชุมให้จดจ่อกับสิ่งที่กำลังนำเสนอในแต่ละขั้นตอนการประชุม
ทั้งนี้ การดึงความสนใจสามารถเริ่มได้ตั้งแต่ การทำความเข้าใจกับประเภทของการประชุม การจัดเตรียมการประชุม การพูดแนะนำตัวเองในที่ประชุม ไปจนถึงการเตรียมอุปกรณ์เล็กๆ น้อยๆ ในการอำนวยความสะดวก ซึ่งทริคที่ว่าจะมีอะไรบ้างนั้น เข้ามาหาคำตอบในบทความนี้ได้เลย
การประชุมแบ่งเป็นกี่ประเภท และมีความสำคัญอย่างไร
การประชุม หมายถึง การที่บุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปมาพบกันอย่างเป็นทางการ หรือมาพบกันเพื่อปรึกษาหารือ ชี้แจงทำความเข้าใจ แสดงความคิดเห็น เพื่อประโยชน์อย่างใดอย่างหนึ่ง และเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการประชุมที่กำหนดไว้
การประชุมมีความสำคัญอย่างมากในการทำงานร่วมกันเป็นทีม เพราะเป็นขั้นตอนที่แสดงถึงการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจหรือแสดงความคิดเห็น ทำให้ได้ข้อมูลที่หลากหลาย ได้ข้อสรุปร่วมกันที่จะนำไปสู่การลงมือปฏิบัติ และการยอมรับจากผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง โดยทั่วไปแล้วประเภทการประชุมจะแบ่งตามวัตถุประสงค์ในการประชุมแต่ละครั้ง ซึ่งมีดังนี้
การจัดประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ
เป็นการประชุมที่ไม่มีการลงคะแนนเสียง มีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งคำสั่ง นโยบาย วิธีปฏิบัติ อธิบายรายละเอียด หรือแถลงผลงาน รวมถึง ความก้าวหน้าของงาน เช่น การปฐมนิเทศ การอบรมพนักงาน การแจ้งนโยบายของบริษัท หรือการรายงานความก้าวหน้าของโครงการ เป็นต้น
การจัดประชุมเพื่ออภิปรายและตัดสินใจร่วมกัน
เป็นการจัดการประชุมที่เน้นอภิปรายเพื่อหาข้อตกลงเรื่องใดเรื่องหนึ่งร่วมกัน โดยผู้เข้าร่วมประชุมทุกฝ่ายมีส่วนเกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ของเรื่องนั้น ประเภทของการประชุมในรูปแบบนี้ต้องใช้การสื่อสารระหว่างผู้เข้าร่วมประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ และใช้เหตุผลเป็นเงื่อนไขสำคัญ
การจัดประชุมเพื่อสัมนา
เป็นการจัดการประชุมที่มีรูปแบบเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็น มีการพิจารณาตรวจสอบประเด็นต่างๆ ที่หยิบยกขึ้นมา มีการเสนอแนะและให้คำปรึกษาในเรื่องที่เกี่ยวข้อง เพื่อหาข้อสรุปในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เพียงแต่ผลของการสัมมนาถือว่าเป็นเพียงข้อเสนอแนะ ผู้ที่เกี่ยวข้องจะนำไปปฏิบัติตามหรือไม่ก็ได้
ก่อนการประชุมต้องเตรียมอะไรบ้าง
ก่อนจะเริ่มจัดการประชุมต้องเตรียมการวางแผน จัดเตรียมทุกอย่างให้พร้อม เพื่อให้รูปแบบการประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น ซึ่งขั้นตอนการจัดเตรียมเพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นนั้น เริ่มได้ตั้งแต่
ติดต่อขอใช้ห้องประชุม
ควรเลือกสถานที่ที่สามารถรองรับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมได้ทั้งหมด และเหมาะสมกับประเภทการประชุม อีกทั้งผู้ที่จัดประชุมควรติดต่อประสานงานเรื่องการขอใช้สถานที่ล่วงหน้า จัดเตรียมแผนผังห้องประชุมเพื่อจัดการรูปแบบการวางโต๊ะ เก้าอี้ รวมถึง อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ในห้องประชุมนั้นๆ อย่าง คอมพิวเตอร์ หน้าจอ และเครื่องฉายโปรเจกเตอร์ ลำโพง ไมโครโฟน และอื่นๆ ให้เรียบร้อยตั้งแต่ก่อนเริ่มการประชุม รวมถึง ควรจัดให้สามารถอำนวยความสะดวกในแต่ละทำเลที่นั่งได้ และไม่เป็นอุปสรรคกับผู้ร่วมประชุมในตลอดการประชุม
ระเบียบวาระการประชุม
ระเบียบวาระการประชุม หรือที่เรียกติดปากกันว่า Agenda นั้น คือ ลำดับรายการที่กำหนดไว้เสนอที่ประชุม ถือว่าเป็นหัวใจสำคัญในทุกๆ รูปแบบการประชุม การทำระเบียบวาระการประชุมจะช่วยให้ผู้เข้าประชุมรับทราบขอบเขตและประเด็นของการประชุมล่วงหน้า สามารถจัดเตรียมข้อมูลและความคิดเห็นสำหรับนำเสนอต่อที่ประชุม ทั้งยังเป็นการจัดระเบียบให้การประชุมดำเนินไปตามลำดับ ไม่ให้เกิดการพูดข้ามระเบียบวาระหรืออภิปรายนอกเรื่อง
ระเบียบวาระการประชุม ประกอบด้วย
- ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม
- ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
- ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
- ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
- ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)
อุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวก
จากหัวข้อการจัดเตรียมห้องก่อนการประชุม นอกจากการเตรียมผังที่นั่งและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ในห้องประชุมแล้ว การจัดเตรียมอุปกรณ์เล็กๆ น้อยๆ เช่น เครื่องเขียน กระดาษขาวสำหรับจดบันทึก เลเซอร์พอยเตอร์ แฟลชไดร์ฟ และอื่นๆ นั้นก็จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้เข้าร่วมระหว่างการประชุม และช่วยให้การประชุมดำเนินไปได้อย่างราบรื่นได้ไม่น้อย
ในช่วงพักเบรกควรจัดเตรียมของว่างและเครื่องดื่ม หรือหากการจัดการประชุมคาบเกี่ยวเวลากลางวัน ก็ควรคำนึงถึงการจัดเตรียมอาหารกลางวันไว้เพื่ออำนวยความสะดวก เพื่อที่เมื่อผู้ร่วมกลับมาประชุมอีกครั้งก็จะมีความพร้อมมากยิ่งขึ้น
สื่อนำเสนอสำหรับผู้พูดและอภิปราย
หากผู้พูดมีการเตรียมสื่อนำเสนอมาในที่ประชุม สิ่งนี้จะเป็นสื่อกลางที่ช่วยให้ผู้พูดสามารถถ่ายทอดสารไปถึงผู้ฟังได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ผู้ฟังเข้าใจเนื้อหาได้ง่ายยิ่งขึ้น ซึ่งสื่อนำเสนอที่เลือกมาใช้นั้น ต้องมีความชัดเจน สอดคล้อง และสัมพันธ์กับเนื้อหาสาระ สามารถดึงดูดและเร้าความสนใจให้ติดตามได้ โดยสื่อนำเสนอก็มีหลายรูปแบบให้เลือกใช้ เช่น รูปภาพ กราฟ วิดีโอ หรือโปรแกรมเพื่อสร้างงานนำเสนอโดยเฉพาะ อย่าง Microsoft PowerPoint เป็นต้น
ขั้นตอนการจัดประชุมแบบง่ายๆ อย่างเป็นลำดับขั้น
การจัดการประชุมให้สำเร็จและมีประสิทธิภาพนั้นควรดำเนินตามลำดับขั้นตอน หลายคนอาจมีรู้สึกว่าเนื้อหาและสิ่งที่ต้องทำในการประชุมมีมากเสียจนไม่รู้ว่าควรจะต้องจับต้นชนปลายอย่างไรก่อน
หัวข้อนี้จะพูดถึงขั้นตอนการจัดประชุมที่จะช่วยให้ลำดับขั้นตอนสิ่งไหนที่ควรทำก่อน สิ่งไหนที่ควรทำทีหลัง รับรองได้ว่า มือใหม่จัดการประชุมหายสับสนอย่างแน่นอน
1. พร้อมไม่มีพลาด จัดการสถานที่และจัดเตรียมเอกสารประกอบการประชุม
เตรียมสถานที่สำหรับการจัดการประชุมให้พร้อม กำหนดแผนผังที่นั่งให้กับผู้เข้าร่วมประชุม จัดวางโต๊ะและเก้าอี้ให้เป็นระเบียบเรียบร้อยตามผัง อย่าลืมเตรียมป้ายชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมวางไว้ประจำตำแหน่งที่นั่ง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้ที่นั่งของตนเองได้ทันที
นอกจากนี้ การตั้งค่าอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ให้พร้อมใช้งาน ก็เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะป้องกันไม่ให้ “ความขัดข้องทางเทคนิค” เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็น ความเพียงพอของแสงไฟขณะฉายโปรเจกเตอร์ ไม่มืดหรือสว่างจนเกินไป คุณภาพเสียงของลำโพงและไมโครโฟน หรือ ระดับแบตเตอรี่ของเครื่องอัดเสียง ว่ามีผลต่อรูปแบบการประชุมหรือไม่ เมื่อสถานที่พร้อมแล้ว สิ่งที่สำคัญอีกหนึ่งสิ่งที่ไม่ควรพลาด คือ การแจกเอกสารที่ใช้ประกอบการประชุมให้เรียบร้อย และครบถ้วน ผู้ร่วมประชุมได้รับอย่างทั่วถึงนั่นเอง
2. เริ่มการประชุมที่ดี ตรงต่อเวลาต้องมาเป็นสำคัญ
ควรเปิดประชุมให้ตรงเวลา กล่าวต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุม แจ้งวาระการประชุม (Agenda) หรือประเด็นสำคัญก่อนเริ่มประชุม หากเป็นการจัดการประชุมที่สืบเนื่อง ให้กล่าวถึงรายงานการประชุมต่อจากการประชุมครั้งที่แล้ว ก่อนดำเนินการต่อตามวาระการประชุมในครั้งนี้
3. แจ้งไว้ให้กระจ่าง กล่าวถึงภาพรวมประเด็นต่างๆ ในแต่ละวาระ
กล่าวถึงภาพรวมโดยคร่าวของประเด็นในแต่ละวาระที่จะพูดถึงในการประชุมอย่างเป็นลำดับขั้นตอน จากนั้นจึงนำเข้าเนื้อหาหลักที่จะนำเสนอตามระเบียบวาระการประชุมที่กำหนดไว้
4. อย่าพูดคนเดียว เปิดโอกาสให้อภิปรายและแสดงความเห็น
ในแต่ละวาระนั้น หากได้กล่าวถึงประเด็นต่างๆ ที่เตรียมมาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ควรทำเป็นลำดับต่อมา คือ การเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็น อภิปรายรายละเอียดอย่างชัดเจนและเป็นเหตุเป็นผล นอกจานี้ หากในวาระนั้นต้องมีการลงมติ ก็ควรดำเนินการอย่างโปร่งใส มีขั้นตอนที่ชัดเจน
5. จบให้จำ สรุปประเด็นและกล่าวปิดการประชุม
ช่วงปิดประชุม ต้องทบทวนประเด็นและสรุปผลการตัดสินใจของวาระนั้นๆ ให้เข้าใจถูกต้องตรงกัน มีการมอบหมายงานที่ชัดเจน หากมีการจัดการประชุมครั้งต่อไป สามารถนัดหมายได้ในขั้นตอนนี้ก่อนกล่าวปิดประชุม
6. ส่งสาส์นให้เข้าใจ ทำสรุปรายงานการประชุม
ตรวจเนื้อหาการประชุมและจัดทำสรุปรายงานการประชุมให้เรียบร้อย ซึ่งรูปแบบการทำรายงานการประชุมนั้น ก็ไม่ได้มีกำหนดตายตัว เพียงแค่ควรใส่รายละเอียดมติที่ประชุมให้สอดคล้องกับจุดประสงค์หรือคำถามของแต่ละวาระ และหากเป็นงานที่มีความต่อเนื่อง ก็ควรระบุถึงการมอบหมายงานให้ชัดเจน เพื่อเตรียมตัวสำหรับรายงานความคืบหน้าในครั้งถัดไป
เทคนิคดึงความสนใจของผู้เข้าฟังประชุมให้อยู่หมัด
ในที่ประชุมนั้น หากได้รับมอบหมายเป็นคนกล่าวหรือนำเสนองาน ผู้ได้รับมอบหมายจำเป็นจะต้องมีทักษะการพูดที่ดึงดูดให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกสนใจและมีสมาธิจดจ่ออยู่ตลอดการประชุม เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ในการนำเสนอ ซึ่งหัวข้อนี้จะมาแนะนำเทคนิคการพูด เพื่อให้สามารถสื่อสารในที่ประชุมได้มีประสิทธิภาพ มีความน่าสนใจ และเพิ่มความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น
พูดแนะนำตัวเอง
สำหรับการพูดแนะนำตัวเองในที่ประชุมนั้น ควรรู้ว่าการประชุมที่เกิดขึ้นเป็นการจัดการประชุมรูปแบบใดและเกี่ยวข้องกับประเด็นอะไร ผู้พูดควรเริ่มต้นการประชุมด้วยการแนะนำตัวเองในที่ประชุม โดยบอกชื่อและนามสกุล รวมถึง ตำแหน่ง และรายละเอียดของหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับงานในวาระการประชุมนั้นๆ ให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้ฟังได้ทราบถึงจุดเชื่อมโยง อีกทั้งยังเพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่นำเสนอต่อวาระการประชุมนั้นๆ ได้มากขึ้นอีกด้วย
ใช้น้ำเสียงชวนฟัง
ไม่ว่าจะเป็นการประชุมรูปแบบใด ก็ไม่แนะนำให้พูดแบบ Monotone หรือน้ำเสียงที่ราบเรียบโดยเด็ดขาด ด้วยเนื้อหาการนำเสนอที่อาจซับซ้อนและยาวนาน อาจทำให้ผู้ฟังไม่สามารถจดจ่อกับเนื้อหาที่พูดได้ ควรใช้น้ำเสียงที่สุภาพ แต่ในขณะเดียวกันก็มีระดับน้ำเสียงขึ้นลงที่น่าฟัง ใช้น้ำเสียงที่แตกต่างกัน เสียงไม่ดังหรือเบาเกินไป สามารถใช้ลีลาในการพูด เพื่อสร้างเอกลักษณ์ของตนเองให้ผู้ฟังสนใจได้
พูดจาฉะฉาน ชัดเจน
นอกจากการพูดแนะนำตัวเองในที่ประชุมแล้ว ตลอดการนำเสนอเนื้อหาในการประชุมก็ควรพูดจาฉะฉาน ชัดถ้อยชัดคำ พูดไม่เร็วหรือช้าเกินไป อีกทั้ง การเตรียมตัวกับเนื้อหาที่จะนำเสนอ จะช่วยทำให้ผู้พูดเข้าใจเนื้อหา นำเสนอได้ฉะฉานและชัดเจนมากยิ่งขึ้น ยิ่งผู้พูดนำเสนอเนื้อหาที่เตรียมตัวด้วยความเข้าใจ ก็จะยิ่งส่งผลให้การพูดในที่ประชุมมีความต่อเนื่อง ดึงความสนใจจากผู้ร่วมประชุม ทำให้ผู้ฟังสามารถเข้าใจสิ่งที่ต้องการสื่อสารได้ดีมากยิ่งขึ้น
มั่นใจในตัวเอง
สิ่งสำคัญไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอหรือการจัดการประชุม คือ ความมั่นใจในตัวเอง และไม่ประหม่า ความมั่นใจจะทำให้มีบุคลิกภาพที่น่าเชื่อถือ หากนำความมั่นใจในตัวเองมาประกอบกับการเตรียมตัวอย่างดี การพูดในที่ประชุมหรือนำเสนองานก็จะประสบความสำเร็จได้ในที่สุด
ข้อควรรู้ในการจัดการประชุมให้งานราบรื่น ผู้พูดควรทำอย่างไรบ้าง?
นอกจากทำความเข้าใจกับขั้นตอนในการประชุม และการใช้น้ำเสียงให้เหมาะสมแล้ว ยังมีข้อควรรู้อื่นๆ ที่ผู้พูดไม่ควรมองข้ามอีก ซึ่งมีดังนี้
- แต่งตัวดี มีภูมิน่าเชื่อถือ: แต่งตัวให้เหมาะสมกับการประชุม โดยต้องรู้ก่อนว่าเป็นการจัดการประชุมรูปแบบทางการ กึ่งทางการ หรือไม่เป็นทางการ และผู้เข้าร่วมประชุมเป็นใคร มีตำแหน่งใดบ้าง หากเป็นคณะผู้บริหาร ผู้จัดการแผนก หรือพนักงานระดับปฏิบัติการ ก็จะมีการแต่งตัวเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือที่แตกต่างกันออกไป
- มาถึงก่อนเวลา: ควรมาถึงก่อนเวลาเริ่มประชุมอย่างน้อย 1 ชั่วโมง เพื่อเตรียมความพร้อมของทุกขั้นตอนการประชุม รวมถึง การซักซ้อมการนำเสนอประเด็นต่างๆ กับอุปกรณ์นำเสนอ เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด
- เปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้ถามคำถามหรือข้อสงสัยต่างๆ: ในระหว่างการนำเสนออาจมีเนื้อหาส่วนที่ไม่กระจ่าง ซึ่งเนื้อหาในแต่ละวาระอาจจะมีความแตกต่างกันไป ดังนั้น ผู้พูดจึงควรเปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้ถามคำถามเป็นระยะๆ โดยอาจเปิดให้ผู้ฟังถามเมื่อนำเสนอเสร็จสิ้นในแต่ละวาระ เพื่อความเข้าใจที่ตรงกันและความต่อเนื่องขององค์ประชุม
- ท่าทางขณะนำเสนอ: สำหรับรูปแบบการประชุมออนไซต์ (Onsite) ที่มีการเห็นลักษณะท่าทางตลอดการประชุมนั้น หากไม่ได้ถือไมโครโฟนหรือเลเซอร์พอยเตอร์ ส่วนมากผู้นำเสนอจะยืนและประสานมือกันไว้ด้านหน้า สลับกับการผายมือไปทางโปรเจdเตอร์ในประเด็นที่สำคัญ มีการขยับตัวเคลื่อนไหวร่างกายให้เหมาะสมกับคำพูดที่ต้องการเน้นให้ชัดเจน
- เตรียมสคริปต์: การมีสคริปต์จะช่วยเรื่องการเรียงลำดับความคิดให้เป็นระบบระเบียบได้ ซึ่งการเตรียมสคริปต์ในที่นี้ ไม่แนะนำให้ผู้พูดจดรายละเอียดทุกอย่างและนำเสนอโดยอ่านตามสคริปต์ทุกคำ แต่ควรสรุปใจความสำคัญ หรือคีย์เวิร์ดที่ต้องการนำเสนอลงในสคริปต์ ก่อนนำมาพูดขยายความให้มีเนื้อหาเชื่อมโยงต่อเนื่องกัน เพราะการนำเสนอด้วยความเข้าใจในเนื้อหา คือ สิ่งที่สำคัญที่จะทำให้ผู้ฟังสนใจในสิ่งที่นำเสนอ มากกว่าการนำเสนอด้วยการอ่านสคริปต์
สรุป
จะเห็นได้ว่าการจัดการประชุมที่ดี ต้องมีรูปแบบการประชุมและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน มีการจัดเตรียมให้พร้อมก่อนเริ่มการประชุม ทั้งสถานที่ ระเบียบวาระ เอกสารประกอบการประชุม อุปกรณ์เครื่องอำนวยความสะดวกต่างๆ และสื่อที่ใช้ประกอบการนำเสนอ ซึ่งต้องดำเนินการให้เป็นไปตามขั้นตอนหรือวาระการประชุมที่กำหนดไว้ เพื่อไม่ให้ออกนอกประเด็นและได้ผลการประชุมที่มีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม ผู้พูดในที่ประชุมควรใช้ทักษะและลีลาการพูดที่น่าฟัง คอยดึงดูดความสนใจของผู้ฟังให้จดจ่อและรู้สึกคล้อยตามกับสิ่งที่ต้องการนำเสนอ ซึ่งจะทำให้การประชุมนั้นสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี
