แนวคิด และรูปแบบการทำงานใหม่ๆ ในปัจจุบันนั้นมีอยู่อย่างมากมาย เช่น การทำงานแบบ Remote Working หรือการทํางานแบบ Hybrid แต่รูปแบบการทำงานที่หลายๆ องค์กรกำลังให้ความสนใจในช่วงนี้เป็นอย่างมาก คือ การทำงานแบบ Agile ที่เป็นเทรนด์ในการทำงานแบบใหม่ โดยเน้นไปที่เรื่องของผลลัพธ์ หรือผลงานมากกว่าขั้นตอนการทำงาน
ถึงแม้ว่าการทำงานในรูปแบบนี้จะเป็นรูปแบบที่กำลังเป็นที่นิยม แต่ว่าหลายๆ องค์กรก็ยังไม่สามารถนำมาปรับใช้ได้ เพราะการจะปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานนั้นจะต้องอาศัยปัจจัยหลายๆ อย่างด้วยกัน เพื่อให้การปรับเปลี่ยนในแต่ละครั้งมีประสิทธิภาพที่ดี และได้ผลลัพธ์ที่ตรงกับเป้าหมายมากที่สุด โดยในบทความนี้ได้รวบรวมเทคนิคการทำงานแบบ Agile ที่จะช่วยให้ทุกองค์กร และคนรุ่นใหม่ทุกคนสามารถทำงานได้ดี และมีประสิทภาพมากขึ้น จะมีเทคนิคอะไรบ้าง และสามารถนำมาปรับใช้ได้จริงหรือไม่ ไปดูกันเลย!
Agile คืออะไร?
Agile หรือ Agile mindset คือ แนวคิดการทำงานที่เน้นผลลัพธ์การทำงาน เน้นความคล่องตัว รวดเร็ว ว่องไว ซึ่งแนวคิดนี้มาจากนักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่พยายามจะหาวิธีในการทำงานที่รวดเร็ว ด้วยการลดขั้นตอนการทำงานบางอย่างออกไป เช่น ลดขั้นตอนของเรื่องเอกสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการเซ็นอนุมัติ หรือการรอเอกสารจากลูกค้า เพราะสิ่งเหล่านี้ทำให้เกิดกระบวนการทำงานที่ล่าช้า และอาจจะตามไม่ทันความเร็วของการเปลี่ยนแปลงในเรื่องของเทคโนโลยี เป็นต้น
เมื่อแนวคิดของการทำงานแบบ Agile สามารถช่วยลดขั้นตอน และสร้างผลลัพธ์ที่ดีได้ จึงทำให้หลายๆ องค์กรนำแนวคิดนี้มาใช้งานกับส่วนอื่นๆ ด้วย เช่น ฝ่ายบุคคล หรือฝ่ายการผลิต เป็นต้น และในปัจจุบันก็มีหลายๆ องค์กรในประเทศไทยที่ได้นำแนวคิดนี้ไปปรับใช้แล้ว
ความแตกต่างระหว่าง Agile และการทำงานแบบดั้งเดิม
ความแตกต่างระหว่างการทำงานแบบ Agile และการทำงานแบบดั้งเดิมอย่างแนวคิดที่เรียกว่า Waterfall โดยการทำระบบนี้จะเป็นการทำงานที่แบ่งขั้นตอน ด้วยการลดหลั่นระดับกันลงมา เป็นการทำงานที่เริ่มจากผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงพนักงานระดับล่าง ซึ่งจะมีการแบ่งภาระงานกันอย่างชัดเจน และผู้บริหารระดับสูงจะเป็นคนตัดสินใจในทุกๆ ขั้นตอน แต่การทำงานแบบ Agile จะเป็นการทำงานที่เน้นทำงานเป็นทีมมากกว่า และมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกัน ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงระดับล่าง พร้อมกับรับรู้เป้าหมายการทำงานอย่างชัดเจน และพยายามบรรลุเป้าหมายนั้นไปด้วยกัน โดยในการทำงานในรูปแบบนี้ไม่จำเป็นต้องรอการตัดสินใจจากผู้บริหาร แต่รูปแบบการทำงานทั้ง 2 นั้นก็ยังมีสิ่งที่คาดหวังเหมือนกัน คือ การพยายามให้โปรเจกต์ และเป้าหมายที่ตั้งไว้ร่วมกันสำเร็จไปได้ด้วยดี
แนวทางการสร้างการทำงานแบบ Agile ทีม
แนวคิดของ Agile methodology คือ การทำงานที่ไม่ได้จำกัดว่าอยู่ในฝั่งของ Software เท่านั้น แต่จะให้ความสำคัญกับผลลัพธ์มากกว่า และในปัจจุบันได้มีหลายๆ องค์กรได้ดึงเอาส่วนที่พิเศษของการทำงานแบบ Agile ออกมาใช้กับองค์กรของตัวเอง เพื่อให้ผลลัพธ์การทำงานนั้นดีขึ้น แต่ว่าแนวคิดนี้อาจจะไม่สามารถนำมาใช้ได้ในทันที เพราะองค์กรจะต้องศึกษาพฤติกรรมของพนักงานภายในองค์กร และความเป็นไปได้ โดยหลักการสร้างการทำงานภายใต้แนวคิด Agile ควรทำการพิจารณาจากปัจจัย ดังนี้
• ค้นหาสมดุลของทีมที่เหมาะสม
การทำงานแบบ Agile เป็นการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ แต่สิ่งนี้จะไม่สามารถเกิดขึ้นได้ ถ้าหากคนภายในทีมมีแนวคิดไม่ตรงกัน ดังนั้น ทางองค์กรจึงควรค้นหาคนที่เหมาะสมที่จะสามารถทำงานในแนวคิดนี้ได้ อย่างเช่น วิศวกร ที่มักจะไม่ชอบความเสี่ยง หรือไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดปัญหาในการปรับตัวให้เข้ากับความยืดหยุ่น หรือความคล่องแคล่วของการทำงานได้
ดังนั้น ในขั้นตอนแรก องค์กรจึงควรเริ่มต้นเปลี่ยนแปลงด้วยการวิเคราะห์บุคลิกภาพของพนักงาน และพฤติกรรมการทำงานของแต่ละบุคคล ว่าพนักงานแต่ละคนนั้นเหมาะที่จะทำงานภายใต้แนวคิดนี้หรือไม่ หลังจากนั้นให้ทำการระบุจุดแข็ง และจุดอ่อนรายบุคคล เพื่อช่วยหาความสมดุลของทีม และส่งผลให้การทำงานเป็นทีมนั้นราบรื่นยิ่งขึ้น
• ให้มองความล้มเหลวเป็นเรื่องปกติ
คอนเซ็ปต์การทำงานแบบ Agile นั้นจะเน้นไปที่เรื่องของการปรับตัวอย่างรวดเร็ว และการทำงานอย่างว่องไว ดังนั้น จึงหมายความว่าในการเปลี่ยนแปลงทุกๆ ครั้ง องค์กรควรสอนให้พนักงานยอมรับความเสี่ยง และเรียนรู้จากประสบการณ์ที่ได้รับจากการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นประสบการณ์ที่ดี หรือล้มเหลว เพราะหลายๆ คนอาจจะคิดว่าการทำผิดพลาดนั้นเป็นสิ่งที่แย่มากๆ และน่าอับอาย ซึ่งความจริงนั้นไม่มีใครอยากให้เกิดขึ้น แต่ก็ควรเรียนรู้จากความผิดพลาดนั้นไว้ เพื่อป้องกันไม่ให้ทำผิดพลาดซ้ำอีกครั้ง
ภายในองค์กรที่เติบโต หรือมีขนาดใหญ่หลายๆ แห่ง มักจะมองความล้มเหลวเป็นเรื่องปกติ เพียงแต่ต้องนำความล้มเหลวนั้นมาปรับปรุง และเปลี่ยนแปลงให้กลายเป็นสิ่งที่ดีขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ถ้าหากพนักงานสามารถยอมรับความล้มเหลวจากเปลี่ยนแปลงขององค์กรได้มากเท่าไร ก็จะช่วยให้องค์กรนั้นยิ่งเติบโตได้ดีมากขึ้นเท่านั้น
5 คุณสมบัติที่ควรมีของ Agile Team
องค์กรที่กำลังหันมาใช้การทำงานแบบ Agile จะต้องดูภาพรวมของพนักงาน หรือคนในทีมก่อนว่ามีคุณสมบัติที่จะทำงานในรูปแบบนี้ได้หรือไม่ โดยคุณสมบัติที่พนักงานแต่ละคนควรมีก่อนเปลี่ยนแปลงรูปแบบในการทำงานมีทั้งหมด ดังนี้
1. ทักษะการวางแผน
การทำงานแบบ Agile นั้นมีความยืนหยุ่น และมีอิสระในการทำงาน ดังนั้น พนักงานที่จะทำงานในรูปแบบนี้จะต้องมีทักษะในการวางแผนที่ดี โดยเริ่มจากกระบวนการทางความคิด และสามารถวางแผนกับสถานการณ์ปัจจุบันไปสู่อนาคตได้ เช่น การวางแผน และการสร้างกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพ รวมถึงทักษะอื่นๆ เพิ่มเติม เช่น ทักษะการสื่อสารที่ดี ทักษะในการแก้ปัญหา ทักษะการบริหารเวลา ทักษะด้านแนวคิด และทักษะการจูงใจ เป็นต้น
2. Critical Thinking
การคิดอย่างมีวิจารณญาณ หรือ Critical Thinking หมายถึง การตัดสินใจอย่างมีเหตุมีผล และไตร่ตรองมาอย่างดีแล้ว ซึ่งเป็นวิธีการคิดที่ทุกคนจะต้องยอมรับข้อโต้แย้งที่จะเกิดขึ้น หรือการมีทัศนคติที่เกี่ยวข้องกับการตั้งคำถาม และข้อสรุปได้
โดยการคิดอย่างมีวิจารณญาณ หรือ Critical Thinking สามารถแบ่งออกเป็น 3 ประการ ดังนี้
- ความอยากรู้ หรือความปรารถนาที่จะเรียนรู้ข้อมูลเพิ่มเติม พร้อมกับแสวงหาหลักฐาน หรือแหล่งข้อมูล และรับฟังแนวคิดใหม่ๆ ของผู้อื่น
- เกิดการคิดวิเคราะห์ และความสงสัย เพื่อจะตั้งคำถามที่ดี และเกิดประโยชน์
- ความอ่อนน้อมถ่อมตน และความสามารถในการยอมรับการผิดพลาด เพราะว่าในบางครั้งความคิดเห็น และความคิดของตัวเรานั้นผิด
3. Cross-Functional
การบริหารจัดการแนวคิดการทำงานแบบ Agile ต้องอาศัยการทำงานในลักษณะ Cross-Functional หรือการทำงานที่ต้องอาศัยความร่วมมือกันของทุกแผนก เช่น แผนกการตลาด การเงิน ไอที หรือฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ เป็นต้น ซึ่งทุกแผนกจะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจนร่วมกัน พร้อมกับรับรู้วัตถุประสงค์เดียวกัน เพื่อจะช่วยนำพาองค์กรให้สามารถใช้แนวคิด Agile ได้จริง
4. ความยืดหยุ่นและอิสระ
ความยืดหยุ่นในการทำงาน สื่อถึงการปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น พนักงานที่มีความยืดหยุ่นก็จะสามารถเปลี่ยนแผนการทำงานได้อย่างชาญฉลาด และสามารถเอาชนะอุปสรรคที่ไม่คาดคิดได้ ซึ่งความยืดหยุ่นนั้นยังสามารถปล่อยให้พนักงานได้เลือกวิธีการทำงานที่ตัวเองถนัด รวมถึงตารางเวลา และสถานที่ทำงานด้วย เช่น สามารถทำงานจากที่บ้านได้ หรืออาจจะมีการกำหนดว่าในวันศุกร์พนักงานสามารถเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ และสามารถกลับบ้านได้ในช่วงเที่ยง เป็นต้น
การให้พนักงานได้รับอิสระในการทำงาน ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรม หรือธุรกิจที่ต้องเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว จึงทำให้สภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่นมีประโยชน์เป็นอย่างมาก เพราะช่วยให้พนักงานมีความสมดุลระหว่างชีวิต และการทำงานมากขึ้น ซึ่งนำไปสู่ความพึงพอใจของพนักงาน และเพิ่มขวัญกำลังใจที่ดีมากขึ้นอีกด้วย
เมื่อองค์กรได้ให้อิสระในการทำงานแล้ว แต่ยังต้องทำการวัดผลการทำงาน หรือมีการพูดคุยสรุปการทำงานในแต่ละวัน เพื่อให้ทุกคนในทีมได้รับทราบว่างานแต่ละส่วนอยู่ในขั้นตอนไหน และทางทีมก็สามารถควบคุมการดำเนินงานให้บรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ได้อีกด้วย
5. เน้นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
หลายๆ องค์กรมักจะพบปัญหาเรื่องการสื่อสาร เช่น พนักงานแต่ละแผนกไม่สื่อสารกันอย่างทั่วถึง หรือไม่ยอมพูดคุยกัน ซึ่งลักษณะการทำงานแบบนี้ไม่สามารถใช้กับการทำงานภายใต้แนวคิดของ Agile ได้ ซึ่งการทำงานแบบ Agile จะต้องเน้นการสื่อสารที่ดี เพราะเป็นเครื่องมือที่จำเป็นในการบรรลุประสิทธิภาพการทำงาน และรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานทุกระดับขององค์กร นอกจากนั้นการสื่อสารที่ไม่ดีในที่ทำงานยังนำไปสู่การทำงานที่ผิดพลาด หรือข้อมูลตกหล่น รวมถึงความสัมพันธ์ในที่ทำงาน ถ้าหากพนักงานภายในองค์กรสื่อสารไม่ดี หรือไม่มีการพูดคุยกัน อาจทำใหัไม่เกิดความสัมพันธ์ที่ดีได้
แนวคิดการทำงานแบบ Agile เพื่อให้ได้งานที่ตรงใจลูกค้า
Agile model คือ หลักการทำงานที่ประกอบไปด้วย 3 ส่วน ที่ให้ความสำคัญไปที่ผลลัพธ์ หลักการ และการปฏิบัติ ซึ่งทั้ง 3 ส่วนนี้เป็นข้อบ่งชี้ถึงการทำงานที่เน้นผลลัพธ์ การเคารพกันและกัน และคำแนะนำติชมจากลูกค้า หรือการให้ Feedback จากลูกค้า ซึ่งการเริ่มต้นการทำงานแบบ Agile จะต้องยึดแนวคิดทั้งหมด ดังนี้
1. ประสานงานร่วมกัน
จุดประสงค์ของการประสานงาน คือ โปรเจกต์ที่ได้รับมอบหมายมาร่วมกันสำเร็จ ซึ่งหมายความว่าโปรเจกต์ที่ได้รับมาร่วมกันนั้นนทุกๆ คนจะต้องมีการประสานงานร่วมกัน เพื่อให้เกิดความราบรื่นในการทำงาน และไม่ติดปัญหาในเรื่องข้อมูลที่ผิดพลาด โดยลักษณะของประสานงานร่วมกันที่ดี คือ การประสานงานนั้นจะต้องไม่เกิดความขัดแย้ง และทั้ง 2 ฝ่ายนั้นเกิดความเข้าใจตรงกัน
2. เน้นผลลัพธ์ของงานมากกว่าตัวเอกสาร
การทำงานภายใต้แนวคิด Agile นั้นจะเน้นไปที่ผลลัพธ์มากกว่าขั้นตอนการทำงาน ดังนั้น การทำงานภายใต้แนวคิดนี้จะต้องพยายามลดขั้นตอนการทำงานของเอกสารลง เช่น ถ้าหากได้รับโปรเจกต์มาก็ต้องมีการทำเอกสารหลายฉบับ หรือแม้แต่การแก้ไขงานเองก็ยังคงต้องมีเรื่องเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลา และมีความยุ่งยาก ดังนั้น การทำงานในแนวคิดใหม่นี้จึงควรลดขั้นตอนในการทำเอกสาร เพื่อให้การทำงานนั้นรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
3. ให้ลูกค้าเข้ามามีส่วนร่วมกับตัวสินค้า
การผลิตสินค้าในระบบการทำงานสมัยก่อน เมื่อผลิตภัณฑ์นั้นผลิตเสร็จแล้วก็จะส่งออกสู่ตลาด เพื่อให้ลูกค้าได้ลองใช้งาน แต่ว่าการทำงานแบบ Agile ในทุกๆ กระบวนการทำงานนั้นจะมีการติดต่อกับทางลูกค้าอยู่ตลอดเวลา เพื่อเป็นการป้องกันในกรณีที่ผลิตภัณฑ์เกิดปัญหาก็สามารถทำการแก้ไขได้ในทันที จึงเป็นประโยชน์ของแนวคิด Agile ที่ให้ลูกค้าเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการผลิต และการทำงาน เพื่อช่วยให้ผลลัพธ์ออกมาได้ตรงความต้องการของลูกค้า และสามารถใช้งานได้จริง
4. ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
เมื่อการทำงานแบบ Agile สามารถดึงลูกค้าเข้ามามีส่วนร่วมในการทำงานได้แล้ว ดังนั้น พนักงานในทีม หรือภายในองค์กรก็ต้องตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว เพราะในทุกๆ ขั้นตอนที่ทำการติดต่อกับลูกค้าแล้วเกิดการเปลี่ยนแปลง จะต้องตอบสนองให้เร็วที่สุด และนำข้อเสนอแนะ หรือสิ่งที่ลูกค้าต้องการปรับมาแก้ไข เพื่อพัฒนาตัวผลิตภัณฑ์ต่อไป จึงทำให้การทำงานในลักษณะนี้ไม่เหมาะสำหรับพนักงานบางกลุ่มที่ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว
Agile Model ข้อดีและข้อเสียที่ควรรู้
แนวคิดการทำงานของ Agile model และข้อดีของการทำงานแบบ Agile คือ ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป และโฟกัสไปที่ผลลัพธ์ เพราะจะช่วยให้องค์กรสามารถผลิตสินค้า หรือพัฒนาผลิตภัณฑ์ได้อย่างรวดเร็ว และลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้ เพราะว่ามีการตัดขั้นตอนการทำงานของเอกสารออกไป และทำให้พนักงานได้มีโอกาสทำงานแบบมีส่วนร่วมมากขึ้น จึงทำให้ทุกๆ คนมีการพูดคุย และแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารกันอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้การสื่อสารดีขึ้น ข้อมูลตกหล่นน้อย และระบบการทำงานราบรื่นขึ้นอีกด้วย
อย่างไรก็ตาม แนวคิดการทำงานของ Agile model มีข้อดีแล้วก็ต้องมีข้อเสีย ซึ่งการทำงานภายใต้แนวคิดนี้จะไม่มีใครเป็นหัวหน้า เพราะทุกคนมีสิทธิเท่าเทียมกันหมด ทำให้การทำงานต้องช่วยเหลือกันตลอดเวลา และต้องเปิดรับฟังความคิดเห็นใหม่ๆ ของทุกคน พร้อมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นซึ่งกันและกัน โดยการทำงานภายใต้แนวคิดนี้ อาจจะไม่เหมาะกับระบบการทำงานที่ไม่สามารถตัดขั้นตอนของเอกสารออกไปได้ อย่างเช่น การทำงานในระบบราชการ หรือเอกชนบางแห่ง ที่ยังไม่สามารถปรับมาใช้แนวคิดนี้ได้
การทํางานแบบ Agile อาจจะต้องดูบริบท หรือวัฒนธรรมขององค์กรนั้นๆ ก่อนว่าสามารถปรับเปลี่ยนจากแนวคิดดั้งเดิมเป็นแนวคิดใหม่อย่าง Agile ได้หรือไม่ แต่ถ้าหากองค์กรสามารถปรับเปลี่ยนได้ก็จะช่วยให้การทำงานของแต่ละฝ่ายมีการดำเนินงานที่รวดเร็ว สร้างผลลัพธ์ดี สินค้าตรงใจลูกค้า และพนักงานเกิดความคล่องตัวในการทำงาน และมีอิสระมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยให้องค์กรมีการพัฒนา และเติบโตได้อย่างรวดเร็ว
