Meeting Minutes คือสิ่งสำคัญที่ไม่ควรละเลย หรือมองข้าม เพราะในทุกๆ การประชุมต่างมีเรื่องราว และประเด็นสำคัญที่สำคัญต่อการทำงาน ดังนั้น การบันทึกการประชุมจึงต้องแม่นยำ ต้องจดให้ครบทุกประเด็น แล้วมีวิธีการแบบใดบ้างที่จะช่วยให้สามารถสรุปการประชุมได้แบบไม่มีพลาด มาดูวิธีการเขียนรายงานการประชุมแบบเลขามืออาชีพในบทความนี้กัน!
Table of Contents
ทำความรู้จัก Meeting Minutes คืออะไร?
Meeting Minutes นั้นมีต้นกำเนิดในช่วงต้นศตวรรษที่ 18 จากภาษาละติน “minuta scriptura” ที่หมายถึงบันทึกเล็กๆ โดยจะช่วยทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เห็นถึงเรื่องราวสำคัญในที่ประชุม เข้าใจมติในที่ประชุมได้ตรงกันอย่างไม่คลาดเคลื่อน เพื่อที่จะสามารถวางแผนการดำเนินงาน หรือการแก้ไขในขั้นต่อไปได้
Meeting Minutes คือการจดข้อมูลบันทึกการประชุม ที่เป็นมากกว่าการจดเรื่องราวการประชุม ซึ่งจะเป็นการจดสิ่งที่เกิดขึ้นทั้งหมดในการประชุมนั้นๆ และจัดทำออกมาเป็นสรุปการประชุมที่สำคัญ และแน่นอนว่าการบันทึกการประชุมจะมุ่งเน้นการบันทึกไปที่ผลลัพธ์ของการประชุม
ทำไมต้องมีการจดบันทึกการประชุม
การจดบันทึกการประชุมนั้นเป็นเรื่องที่จำเป็น และสำคัญมากกว่าที่เราคิด เนื่องจากหลายๆ ครั้งที่การประชุมมีหัวข้อสำคัญมากมายที่กำลังรอการดำเนินการ หรือต้องการการต่อยอดในอนาคต ดังนั้น หากเราพลาดเรื่องในการประชุมไป การมีบันทึกการประชุมจะช่วยให้เราสามารถย้อนกลับมาดูบันทึกได้ นอกจากนี้ บันทึกการประชุมยังช่วยเป็นสิ่งย้ำเตือนผู้เข้าร่วมประชุมถึงงานที่ตัวเองต้องทำ และมีส่วนในการรับผิดชอบ เพื่อการทำงาน การวางแผน และการตัดสินใจเพื่อดำเนินงาน อีกทั้ง บันทึกการประชุมยังช่วยทำให้องค์กรเห็นถึงตัวเลข สมาชิกของผู้เข้าร่วมประชุม และผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในแผนงานด้วยเช่นกัน
องค์ประกอบของ Meeting Minutes ที่จำเป็นต้องมี
อย่างที่พอจะได้ทราบกันไปบ้างแล้วว่า Meeting of Minutes คือสิ่งสำคัญของการประชุม ดังนั้น การจะทำ Meeting Minutes ที่ดีได้ จะต้องมีองค์ประกอบอะไรบ้าง เรามาดูไปพร้อมๆ กันได้เลย
วัน เวลา และสถานที่นัดประชุม
วัน เวลา และสถานที่นัดประชุม เป็นหนึ่งส่วนเล็กๆ ที่สำคัญอย่างยิ่งในการเขียนบันทึกการประชุม เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูล และการใช้เพื่อการอ้างอิง
วาระการประชุม
วาระการประชุมย่อมเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งของการประชุม ดังนั้น การบันทึกวาระการประชุมจะทำให้ได้เนื้อหาที่มุ่งไปยังหัวข้อของการประชุมนั้นๆ รวมถึงวัตถุประสงค์ และเป้าหมายของการประชุมได้อย่างชัดเจนไม่มีตกหล่น
แนวคิดและการแก้ไขปัญหา
แนวคิด และการแก้ไขปัญหาการประชุม เป็นส่วนที่จะช่วยทำให้เราได้รู้ว่าในการประชุมนั้นสิ่งใดคือเรื่องสำคัญบ้างในการประชุม ไม่ว่าจะเป็นวาระการประชุม หรือการดำเนินงาน และการแก้ไขงานที่ถูกพูดคุยหารือร่วมกันผ่านการประชุม
ผู้รับผิดชอบและติดตามผล
บันทึกการประชุมในส่วนผู้รับผิดชอบ และติดตามผล จะทำให้องค์กรสามารถรู้ได้ว่างานต่างๆ ใครเป็นผู้ดูแล และหากต้องติดตามผลการดำเนินงานต้องติดตามกับใคร และมีกำหนดการส่งงานเมื่อไร
บทสรุป
สรุปการประชุม จะช่วยทำให้รู้ได้ว่าในการประชุมที่ผ่านมานั้นมีมติการประชุมอย่างไร ผู้เข้าร่วมประชุมมีแนวโน้มความคิดเห็นแบบใด อีกทั้งยังรวมถึงแนวทางในการดำเนินงาน หรือการแก้ไขปัญหาในอนาคต เนื่องจากบันทึกการประชุมในส่วนของการสรุปการประชุมเป็นเรื่องสำคัญ ดังนั้น ควรมีการบันทึกให้ครบถ้วน และถูกต้อง
จด Meeting Minutes อย่างไรให้ครบทุกประเด็น ถูกใจหัวหน้า
การจด Meeting Minutes ที่ดีควรเป็นการจดให้ครบถ้วนทุกประเด็น ไม่ให้มีผิดพลาด หรือตกหล่น เรามาดูกันว่าหากจะจด Meeting Minutes จะต้องทำอย่างไรบ้าง เพื่อให้ครบทุกประเด็น
ลงชื่อผู้ที่เข้าร่วมและไม่เข้าร่วมการประชุม
การบันทึกชื่อผู้เข้าร่วม และผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการประชุม เป็นส่วนสำคัญที่จะแสดงให้เห็นถึงบุคลากรในการเข้าประชุม ทั้งนี้ จะต้องบันทึกรายชื่อของผู้ที่ขาดการประชุมไว้ด้วยเช่นกัน เพราะเมื่อรายงานสรุปการประชุมออกมาแล้ว จะได้ส่งอีเมล หรือจดหมายแจ้งรายละเอียดในการประชุมที่ผ่านมาให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องได้ทราบ และติดตามผลการประชุมได้
เวลาที่เริ่มการประชุม
ในตอนต้นของการเริ่มประชุม ให้จดบันทึกเวลาเริ่มประชุมไว้ รวมทั้งอาจจดเพิ่มเติมในส่วนของเนื้อหาของการเปิดการประชุม เพื่อทำให้เข้าใจเนื้อหา และวาระของการประชุมแบบคร่าวๆ ได้ง่ายๆ
เนื้อหาใจความการประชุม
ในการประชุมทุกๆ ครั้ง เนื้อหาการประชุมเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดที่จะต้องบันทึกให้ถูกต้อง ครบถ้วน และไม่ควรพลาดประเด็นสำคัญใดไปเลย เพราะนี่คือใจความของการประชุมเลยก็ว่าได้ ซึ่งเนื้อหาการประชุมที่ถูกจดไว้จะช่วยให้ในการทำงาน หรือการวางแผนงานครั้งถัดๆ ไปสะดวกมากยิ่งขึ้น
บทสรุปของการประชุมครั้งที่แล้ว
การบันทึกการประชุมทุกครั้งต่างสำคัญ รวมถึงบทสรุปของการประชุมในครั้งที่ผ่านมา ซึ่งจะช่วยทำให้เห็นถึงความก้าวหน้า และการพัฒนาที่เกิดขึ้นของการดำเนินงาน เราอาจจะนำเนื้อหาการประชุมในครั้งที่แล้วมาต่อยอดเพิ่มเติมได้ในการประชุมที่จะเกิดขึ้น หรือนำวาระในการประชุมครั้งที่แล้วมาประชุมต่อได้สะดวกขึ้น โดยไม่พลาดประเด็นสำคัญในครั้งที่ผ่านมา
วาระในการประชุมครั้งนี้
วาระการประชุมคือสิ่งที่จะต้องบันทึกเอาไว้ เพื่อให้รู้ว่าในการประชุมครั้งนี้คือการประชุมด้วยวาระอะไร หัวข้อของการประชุมคืออะไร วัตถุประสงค์ของการประชุม หรือเป้าหมายที่ต้องการในการประชุมมีอะไรบ้าง เพื่อทำให้เราสามารถดำเนินงานได้ตามแผนงานที่วางไว้ โดยหากเป็นการประชุมเพื่อการติดตามผลงาน เนื้อหาของการประชุมก็จะเป็นไปในทิศทางของการรายงานมากกว่าเน้นการแก้ไขปัญหา เป็นต้น
สิ่งที่ต้องการรับรองในการประชุมครั้งนี้
ในส่วนนี้เป็นการบันทึกที่เป็นการแสดงให้เห็นถึงความคิดความเห็น และมติ ณ ที่ประชุม ที่ผู้เข้าร่วมประชุมมีการลงความเห็นร่วมกัน หรือประเด็นที่มีการพิจารณาร่วมกัน และผลของการพิจารณามีอะไรบ้าง เพื่อทำให้เห็นถึงความคืบหน้าของการดำเนินงาน ที่จะส่งผลต่อขั้นตอนการดำเนินงานในขั้นถัดๆ ไป
แนวคิด การเสนอการแก้ไขปัญหา หรือไอเดียในการประชุม
บางครั้งการประชุมอาจมีวาระของการประชุมเพื่อการแก้ไขปัญหา จึงทำให้ในระหว่างการประชุมจะต้องมีการบันทึกการประชุมที่เล่ารายละเอียดถึงแผนงานในการแก้ไข หรือแนวคิด ความคิดที่สำคัญที่เป็นประโยชน์ต่อการแก้ไข และการดำเนินงาน อีกทั้งการบันทึกการประชุมในส่วนนี้อาจมีประโยชน์เพื่อการเรียนรู้ในอนาคตได้เช่นกัน
ข้อปฏิบัติและผู้รับผิดชอบ
การจดรายงานการประชุมในส่วนนี้จะช่วยให้เห็นถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละคนที่มีต่อแผนงานในแต่ละด้าน เพื่อการวางลักษณะงานให้เหมาะสมแก่หน่วยงาน หรือผู้รับผิดชอบ และเพื่อการติดตามความเคลื่อนไหวของการดำเนินการได้อย่างถูกต้อง
บทสรุปของการประชุม
ส่วนที่สำคัญคือการบันทึกสรุปการประชุม ที่จะช่วยให้เห็นว่าการประชุมที่เกิดขึ้นมีภาพรวมอย่างไร มีทิศทางของการประชุม และผลการประชุมเป็นที่น่าพึงพอใจหรือไม่ หรือมีประเด็นใดที่ต้องจัดการ หรือแก้ไขเพิ่มเติม เช่น หากการประชุมไม่สามารถปิดการประชุมได้ภายในครั้งนั้น ก็อาจมีการบันทึกเพื่อแจ้งเหตุผล และการนัดหมายการประชุมในครั้งถัดไป
เวลาที่สิ้นสุดการประชุม
นอกจากจะมีบันทึกเพื่อลงเวลาในการเริ่มประชุมแล้ว เมื่อจบการประชุมจะต้องมีการบันทึกเวลาสิ้นสุดด้วยเช่นกัน ในบางครั้งหากเป็นการประชุมเล็กๆ อาจไม่ต้องลงรายละเอียดเรื่องเวลาของการประชุมก็ได้ หากแต่ในการประชุมครั้งสำคัญ หรือแม้แต่การประชุมทั่วไป การจดบันทึกที่แสดงเวลาเริ่ม และเวลาสิ้นสุดการประชุม ก็ช่วยแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ และความระเบียบเรียบร้อยในการทำงานได้เช่นเดียวกัน
ผู้ที่จดรายงานการประชุม
ผู้จดรายงานการประชุมจะมีการลงชื่อเอาไว้ เพื่อทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถสอบถาม ติดตามรายงาน และบันทึกการประชุมได้ รวมไปถึงทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่นๆ สามารถสอบถาม ติดตามตารางการนัดประชุมในครั้งถัดไปได้
ประโยชน์ของ Meeting Minutes
การเขียน Meeting Minutes ไม่ได้เป็นเพียงแค่การจดบันทึกเฉยๆ หรือเป็นแค่งานเพื่อเติมแต่งตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งเท่านั้น หากแต่ประโยชน์ของ Meeting Minutes นั้นมีผลต่อคนทำงาน และองค์กรไม่น้อย ซึ่งมีอะไรบ้าง ไปดูกัน!
รู้หน้าที่ของแต่ละคน
Meeting Minutes จะช่วยทำให้ผู้เข้าร่วม หรือผู้ที่อ่านสรุปการประชุมได้รู้ว่าในการดำเนินงานแต่ละอย่าง ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และจะต้องดำเนินงานให้เสร็จภายในกำหนดระยะเวลาเท่าไร เพื่อให้ผู้รับผิดชอบ หรือฝ่ายอื่นๆ ที่ร่วมดำเนินงาน สามารถดำเนินการได้อย่างสอดคล้องกัน
ง่ายต่อการติดตามผล
การมีสรุปการประชุมจากการทำ Meeting Minutes จะช่วยทำให้ผู้ที่มีส่วนร่วมในการทำงานสามารถสอบถาม และทบทวนผลการประชุมได้เสมอ และง่ายต่อการทำงาน เพราะแน่นอนว่าผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละท่าน อาจไม่สามารถจดจำรายละเอียดการประชุมได้ครบทุกอย่าง ดังนั้น สรุปการประชุมจึงจำเป็นอย่างยิ่ง
ทุกคนเข้าใจเนื้อหาการประชุมตรงกัน
การประชุมในบางครั้ง อาจมีการสื่อสารที่คลาดเคลื่อน และผิดพลาด หรือการจำเนื้อหาการประชุมได้ไม่หมด ก็อาจทำให้การทำงานผิดพลาดตามมาได้เช่นกัน การจดบันทึก หรือการทำ Meeting Minutes จึงช่วยเข้ามาป้องกันปัญหานี้ได้เป็นอย่างดี
ลดความเข้าใจผิดหรือการขัดแย้ง
จากที่ได้กล่าวไปข้างต้น นอกจากจะช่วยทำให้ไม่หลงลืมเนื้อหาการประชุมแล้ว การบันทึกการประชุม ก็จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เห็นถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในลักษณะเดียวกัน เพื่อลดการสื่อสารที่ผิดพลาด หรือความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น หากมีความเข้าใจที่ผิดพลาดจากการประชุม
ได้บทสรุปของการประชุม
ประโยชน์ที่สำคัญอีกอย่างคงไม่พ้นการได้เห็นถึงบทสรุปของการประชุม โดย Meeting Minutes จะทำให้การประชุมในครั้งนั้น มีการบันทึกที่เป็นหลักฐานของการประชุม ไม่ว่าจะเป็นวาระการประชุม ความสำคัญ วัตถุประสงค์ หรือการดำเนินการที่เกิดขึ้นในที่ประชุม อีกทั้งมติที่เกิดขึ้นในที่ประชุม เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปดำเนินการต่อในอนาคต
สรุป
Meeting Minutes ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถทบทวนรายละเอียดของการประชุม และติดตามผลการประชุม จนนำไปสู่การดำเนินงานที่เกิดผลลัพธ์ที่น่าพึงพอใจได้ ซึ่งแน่นอนว่าการที่จะทำให้การจด Meeting Minutes ออกมาเกิดประสิทธิภาพต่อการทำงาน ก็จะต้องจดบันทึกการประชุมให้ครบถ้วนทุกประเด็นหลักอย่างไม่ตกหล่น
นอกจากบันทึกการประชุมจะเป็นเรื่องสำคัญแล้ว สภาพแวดล้อมในการทำงาน หรือห้องประชุมเองก็มีส่วนสำคัญในการพูดคุย โดยสถานที่ประชุม หรือห้องประชุมจะต้องมีมาตรฐาน สะดวก รองรับต่อการทำงานของบุคลากร และยังเดินทางง่าย อยู่ใจกลางเมือง มีที่จอดรถ โดยภายใน CW Tower ผู้ให้เช่าบริการอาคารสำนักงาน มีการให้บริการเช่าห้องประชุม สำหรับผู้ที่เช่าอาคารสำนักงานได้เข้ามาจอง และใช้บริการได้ นับได้ว่านี่เป็นหนึ่ง Facilities ดีๆ ที่โครงการของ Cw Tower มีให้กับผู้เช่าได้ใช้บริการ
