ไลฟ์สไตล์การทำงานในปัจจุบัน มีความเร่งรีบและต้องรับมือกับงานจำนวนมาก ทำให้คนหนุ่มสาววัยทำงานทั้งหลาย มักประสบปัญหาในเรื่องการทำงานเกินเวลา หรือทำงานไม่ทัน ส่งผลให้ไม่มีเวลาในการพักผ่อนหรือการทำกิจกรรมต่าง ๆ ซึ่งอาจทำให้ขาดความสมดุลระหว่างการทำงาน และ การใช้ชีวิต หรือที่เราเรียกกันว่า Work-Life balance
ด้วยปัญหาดังกล่าว ทำให้การบริหารเวลามีความสำคัญเป็นอย่างมาก ต่อการจัดการ รวมถึงการวางแผนต่าง ๆ ในชีวิต ดังนั้น วันนี้เราจึงขอแนะนำเทคนิคการบริหารเวลาที่จะช่วยให้คุณสามารถจัดสรรเวลาได้อย่างถูกต้อง และไม่ต้องมาเหนื่อยกับการทำงานอย่างเร่งรีบ นั่นก็คือ เทคนิคแบบ Pomodoro
เทคนิคการบริหารเวลาด้วยวิธี Pomodoro คืออะไร?
Pomodoro เป็นคำภาษาอิตาลีที่มีความหมายว่า มะเขือเทศ โดยเทคนิค Pomodoro ได้ถูกคิดค้น ขึ้นในช่วงปีค.ศ. 1980 โดยฟรานเชสโก ซิริลโล (Francesco Cirillo) เพื่อใช้เป็นเทคนิคในการบริหารจัดการเวลา ซึ่งสาเหตุที่ได้ตั้งชื่อเทคนิคนี้ว่า Pomodoro เพราะในสมัยก่อน ฟรานเชสโกใช้นาฬิกาที่มีรูปทรงมะเขือเทศ เพื่อใช้ในการจับเวลาตอนทำอาหารนั่นเอง โดยในปัจจุบัน เทคนิค Pomodoro ได้รับความนิยมมากขึ้น เพราะเทคนิคดังกล่าวจะช่วยในการบริหารเวลาและการสร้าง Work-Life balance ได้
ขั้นตอนการบริหารเวลาแบบ Pomodoro
ในการบริหารเวลาของแต่ละคน ย่อมมีวิธีการหรือขั้นตอนที่แตกต่างกัน แต่ด้วยเทคนิค Pomodoro ที่จะช่วยจัดสรรเวลาและสร้าง Work-Life balance ที่ดีขึ้น สามารถเริ่มทำตามขั้นตอนเหล่านี้ได้เลย
• ลิสต์รายการงานที่ต้องทำให้เสร็จ
ในขั้นตอนแรก ให้เริ่มลิสต์รายการในสิ่งที่ต้องการจะทำหรือต้องทำให้เสร็จภายในวันนี้ ซึ่งการลิสต์ รายการจะช่วยให้สมองสามารถจดจำและเก็บข้อมูลที่ต้องการไว้ได้ ทั้งยังช่วยให้มองเห็นภาพรวมของงานในวันนั้น ๆ ได้มากขึ้น
• ตั้งนาฬิกาให้เตือนในอีก 25 นาที
ในการทำเทคนิค Pomodoro จะมีการตั้งเวลาไว้ที่ 25 นาที เพื่อใช้ในการเรียนหรือการทำงาน อย่างไรก็ตาม หากเรารู้สึกว่าการตั้งเวลาดังกล่าวมันสั้นเกินไป หรือ ยาวเกินไป เราสามารถปรับเปลี่ยนเวลา หรือยืดหยุ่นเวลาได้เองตามใจชอบ และเมื่อหมดเวลา เราสามารถพักได้ 5 นาที
• เริ่มทำงานจนกว่านาฬิกาปลุกจะดัง
ในระหว่างการทำงาน ผู้เรียนหรือผู้ทำงานจะต้องมีสมาธิจดจ่อกับสิ่งที่กำลังทำอยู่ และห้ามทำสิ่งอื่น เช่น หยิบจับโทรศัพท์มือถือ เป็นต้น จนกว่าจะหมดเวลา
• ครบ 25 นาที = Pomodoro สำเร็จ 1 รอบ
เมื่อหมดเวลาแล้ว จะนับว่าทำเทคนิค Pomodoro ครบ 1 รอบ ซึ่งสามารถจดบันทึกเพิ่มเติม ไว้ได้ว่าเราทำไปแล้วทั้งหมดกี่รอบ
• Pomodoro สำเร็จ 1 รอบ ให้พัก 5 – 10 นาที
เมื่อทำเทคนิค Pomodoro สำเร็จแล้ว 1 ครั้ง จะมีเวลาพักอยู่ที่ 5 – 10 นาที ซึ่งเทคนิค Pomodoro มีหัวใจสำคัญตรงที่เมื่อนั่งทำงานครบ 25 นาทีแล้ว การมีเวลาพัก จะช่วยให้สมองทำงานได้ดีขึ้น พร้อมในการทำงานต่อ
• ทุก ๆ 4 รอบ Pomodoro ให้พัก 20 – 30 นาที
แม้การทำเทคนิค Pomodoro จะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่เมื่อต้องใช้เทคนิค ดังกล่าวหลาย ๆ ครั้ง ร่างกายเราก็ต้องการเวลาในการพักผ่อนมากขึ้นตามมา ซึ่งจะใช้เวลาพักประมาณ 20 – 30 นาที เพื่อให้สมองได้พักและฟื้นฟูอาการเหนื่อยล้าของร่างกายให้กลับมาสดชื่น
ข้อดีของการใช้เทคนิคการบริหารเวลาแบบ Pomodoro
สำหรับผู้ใช้เทคนิคการบริหารเวลาแบบ Pomodoro จะเห็นได้ว่านอกจากจะช่วยให้มีสมาธิในการ ทำงานมากขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานแล้ว เทคนิค Pomodoro ยังมีข้อดีอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็น การผลิตความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ อยู่ตลอดเวลา แถมยังทำให้การทำงานราบรื่นและรวดเร็ว ซึ่งจะมีข้อดีอะไรอีกบ้าง มาดูไปพร้อม ๆ กันเลย
• รู้สึก Productive มากขึ้น
การใช้เทคนิค Pomodoro ทำให้เรารู้สึก Productive มากกว่าเดิม เพราะในเวลา 25 นาทีนี้ เราจะมีสมาธิ จดจ่อไปกับการทำงานมากขึ้น ทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ คิดงานเก่ง เวลาจะทำอะไรก็ดูราบรื่นไปหมด ทุกอย่าง
สามารถโฟกัสกับงานได้มากขึ้น
เมื่อผ่านการทำงานมาเป็นเวลา 25 นาทีแล้ว การให้สมองได้พักผ่อนเป็นเวลาสั้น ๆ อย่าง 5 นาที จะทำให้ความสามารถในการทำงานนั้นดีขึ้น ช่วยให้เก็บรายละเอียดงานทุกชิ้นได้ครบถ้วน และไม่มีตกหล่น
• มีสมาธิมากขึ้น
สมาธิคือหัวใจสำคัญในการทำงาน เมื่อมีสมาธิจะทำให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ การมีสมาธิยังช่วยในเรื่องการจัดการความเครียดและความคิดฟุ้งซ่านได้เป็นอย่างดี เนื่องจากการมีสมาธิจะช่วยลดการทำงานของสมองในส่วนที่ต้องตอบสนองในด้านความเครียดของร่างกายและจิตใจ ซึ่งนำไปสู่ Work-Life balance ที่ดีอีกด้วย
• ทำงานเสร็จเร็วขึ้น
ด้วยเทคนิค Pomodoro ที่ช่วยให้ร่างกายและจิตใจพร้อมต่อการทำงาน ทำให้การบริหารจัดการเวลาเพื่อรับมือกับงานจำนวนมากนั้น สำเร็จตามเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว และไม่ต้องทำงานเกินเวลาอีก ซึ่งช่วยให้มีเวลาส่วนตัวเพิ่มขึ้นได้
• ไม่เสี่ยงต่อการเป็นออฟฟิศซินโดรม
ออฟฟิศซินโดรมเป็นอาการที่พบได้มากในกลุ่มคนวัยทำงาน โดยมีลักษณะอาการคือ ปวดกล้ามเนื้อ เช่น คอ บ่า ไหล่ และสะบัก เป็นต้น ซึ่งการทำเทคนิค Pomodoro จะทำให้เราได้มีเวลาพักเพื่อยืดกล้ามเนื้อ หรือเปลี่ยนอิริยาบถต่าง ๆ ได้ เพื่อป้องกันการเกิดอาการออฟฟิศซินโดรม
ข้อเสียของการใช้เทคนิคการบริหารเวลาแบบ Pomodoro
ถึงแม้การใช้เทคนิคการบริหารเวลาแบบ Pomodoro จะส่งผลดีต่อการสร้างสรรค์ไอเดีย การโฟกัส งาน การมีสมาธิในการทำงาน การทำงานอย่างรวดเร็ว รวมไปถึง การป้องกันความเสี่ยงต่อการเกิดอาการออฟฟิศซินโดรม และทำให้ Work-Life balance ดีขึ้นได้ก็ตาม แต่การใช้เทคนิค Pomodoro ก็มีข้อเสียเช่นกัน ซึ่งจะมีอะไรบ้าง ไปดูกันเลย
• มีเวลาจำกัด
การใช้เทคนิค Pomodoro 1 รอบ เท่ากับเวลาที่ใช้ไปกับการทำงาน 25 นาที ซึ่งเมื่อทำครบ 1 รอบ จะต้องใช้เวลาพัก 5 – 10 นาที อย่างไรก็ตาม เมื่อทำเทคนิคดังกล่าวเป็นจำนวน 3 – 4 รอบ หรือมากกว่านั้น ทำให้เวลาที่ใช้ในการพักเพิ่มขึ้นตามมา และอาจส่งผลให้เราเกิดความรู้สึกกดดันต่อการทำงานภายใต้เวลาที่จำกัดได้
• เวลาทำงานไม่พอ
เมื่อเวลาที่ใช้ในการทำเทคนิค Pomodoro มีจำกัด แต่เวลาที่ใช้ในการทำงานของกลุ่มคนวัยทำงานกลับอยู่ที่ราว ๆ 8 – 10 ชั่วโมงต่อวัน ประกอบกับจำนวนงานที่เยอะ ทำให้แม้เราจะใช้เทคนิคดังกล่าว เพื่อทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ก็ไม่สามารถรับมือกับการจัดการเวลาทำงานได้
• ทำงานไม่ต่อเนื่อง
ถึงการพักเป็นเวลา 5 – 10 นาทีต่อการทำเทคนิค Pomodoro 1 รอบ หรือการพักตามระยะเวลาที่ได้กำหนดไว้ จะช่วยให้ร่างกายและสมองได้พักก็จริง แต่หากต้องทำงานที่ใช้เวลาเยอะมากขึ้น อาจทำให้เกิดความเหนื่อยล้าสะสมขึ้นได้ ส่งผลให้สมองต้องการพักมากขึ้น รวมไปถึง การแจ้งเตือนจากการจับเวลาบ่อย ๆ ก็จะทำให้ขาดความต่อเนื่องในการทำงานได้เช่นกัน
เทคนิค Pomodoro เหมาะกับใครบ้าง
ด้วยสถานการณ์โควิด-19 ในปัจจุบัน ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงมากขึ้น คนจำนวนมากที่เคยไปทำงานที่ออฟฟิศ อาจต้องหันกลับมาทำงานที่บ้านเป็นหลัก ซึ่งก็คือการ Work From Home (WFH) จึงนับได้ว่าเป็นกลุ่มคนที่มีภาระในการทำงานเยอะ และอาจจะเผชิญกับปัญหาต่าง ๆ ที่ตามมา เช่น การทำงานในเวลาส่วนตัว ซึ่งการทำเทคนิค Pomodoro จะช่วยให้ Work-Life balance ดีขึ้นได้
ในความเป็นจริงแล้ว ทุกคนย่อมสามารถนำเทคนิค Pomodoro มาใช้สร้าง Work-Life balance ให้ดีขึ้นได้ แต่ทั้งนี้ เทคนิคดังกล่าว ก็มีความเหมาะสมต่อกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งเป็นพิเศษเช่นกัน วันนี้จึงขอพามา รู้จักไปพร้อมกันเลยว่าจะเป็นคนแบบไหนดีที่เหมาะสมกับเทคนิคนี้บ้าง
• พนักงานออฟฟิศ
หากพูดถึงกลุ่มคนทำงานส่วนใหญ่แล้ว ย่อมต้องเป็นกลุ่มของพนักงงานออฟฟิศอย่างแน่นอน เนื่องจากพนักงานออฟฟิศถือเป็นกลุ่มคนที่ต้องทำงานในออฟฟิศเป็นประจำ ซึ่งบางคนอาจต้องทำงานถึง 5 วันต่อสัปดาห์ หรือมากกว่านั้น ด้วยจำนวนงานที่เยอะ ทำให้จัดลำดับความสำคัญของงานได้ยาก ส่งผลให้พนักงานออฟฟิศถือเป็นกลุ่มคนที่เหมาะต่อการใช้เทคนิค Pomodoro ในการทำงานและ การสร้าง Work-Life balance อย่างมีประสิทธิภาพ
• ผู้ที่ทำงานอิสระ
สำหรับผู้ที่ทำงานอิสระ (Freelancer) หรือที่ชอบเรียกกันว่า ‘ฟรีแลนซ์’ เป็นอีกกลุ่มหนึ่งที่มีความ เหมาะสมกับการใช้เทคนิค Pomodoro เช่นกัน ด้วยรูปแบบการทำงานที่ค่อนข้างมีความอิสระและมีระยะเวลา ทำงานที่ไม่แน่นอน เทคนิคนี้จะช่วยในเรื่องการบริหารเวลางานได้เป็นอย่างดี ทำให้รับมือกับปัญหาที่เกิดขึ้น และสร้าง Work-Life balance ของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ผู้ที่ทำงานที่บ้าน
ในช่วงนี้ ผู้ที่ทำงานที่บ้าน (Work From Home) เป็นกลุ่มที่มีจำนวนมากที่สุด เนื่องด้วยสถานการณ์โควิด-19 ที่ส่งผลให้มีการปรับรูปแบบการทำงานไป ดังนั้นเทคนิค Pomodoro จะช่วยในเรื่องการบริหารเวลางานได้ดี สามารถจัดระเบียบ Work-Life balnce ให้สมดุลได้
• นักเรียน / นักศึกษา
การเรียนนับเป็นปัจจัยสำคัญที่นักเรียนและนักศึกษาต้องวางแผนและบริหารเวลาให้ดี ดังนั้น เทคนิค Pomodoro จึงเป็นเทคนิคที่ได้รับความนิยมในกลุ่มนักเรียนและนักศึกษาอย่างมาก เช่น การใช้เทคนิคดังกล่าวเพื่อช่วยให้การอ่านหนังสือให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถจดจำเนื้อที่เรียนได้เป็นอย่างดี
นอกจากนี้ การนำเทคนิค Pomodoro มาช่วยจัดลำดับความสำคัญในการทำการบ้าน หรือการทำงานที่ได้มอบหมายจากครูผู้สอน ซึ่งวิธีนี้ นอกจากจะช่วยให้นักเรียนและนักศึกษามีความสุขกับการเรียนแล้ว ยังส่งผลต่อการสร้าง Work-Life balance ให้เป็นไปอย่างมีคุณภาพอีกด้วย
ในชีวิตประจำวัน ทุกคนต้องรู้จักแบ่งสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวหรือที่เราเรียกว่า Work-Life balance อย่างชัดเจน เพราะหากทำงานหรือเรียนจนหนักเกินไป อาจส่งผลต่อสุขภาพและเกิดความเครียดสะสมได้ ดังนั้น เทคนิคการบริหารเวลาเพื่อให้เกิด Work-Life balance อย่างมี ประสิทธิภาพ จึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากต่อการทำงานและการใช้ชีวิตประจำวัน
