ทุกๆ ออฟฟิศจำเป็นต้องมีเครื่องใช้สำนักงาน เพื่อให้การทำงานของพนักงานสะดวกในทุกๆ ด้าน ซึ่งแต่ละอุปกรณ์ และเครื่องใช้สำนักงาน ต่างก็มีความสำคัญแตกต่างกันไป ลองไปดูว่าทำไมต้องมีเครื่องใช้สำนักงาน และจะมีเครื่องใช้อะไรที่ขาดไม่ได้บ้าง
Table of Contents
เครื่องใช้สำนักงานคืออะไร?
เครื่องใช้สำนักงานคือ อุปกรณ์หรือเครื่องมือ ที่ใช้เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่พนักงาน ช่วยให้พนักงานทำงานได้ง่าย และงานเป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น ปัจจุบันเครื่องใช้สำนักงานถูกพัฒนาให้สมัยใหม่มากขึ้น จึงทำให้ต่างกับเครื่องมือประเภทอื่น ในเรื่องของการใช้ประโยชน์ที่หลากหลาย การอำนวยความสะดวก และการใช้ง่าย ทำให้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้ดีมากยิ่งขึ้น
ประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน
เหตุผลที่องค์กรควรเริ่มใช้เครื่องใช้สำนักงาน เพราะมีประโยชน์ต่างๆ ดังนี้
- ช่วยลดต้นทุน และค่าใช้จ่ายในการทำงาน รวมถึงช่วยให้ทำงานเร็วมากขึ้น
- เครื่องใช้สำนักงานสมัยใหม่ มีประโยชน์ต่องานเอกสาร ช่วยลดความผิดพลาดของงานเอกสาร และ ช่วยงานเอกสารให้อ่านง่ายกว่าเดิม
- ลดความเบื่อหน่าย หรืออาการเมื่อยล้า จากการทำงาน เพราะเครื่องใช้สำนักงานหรืออุปกรณ์สมัยใหม่ จะช่วยแบ่งเบาภาระงาน ให้ทำพนักงานทำงานสะดวกมากขึ้น
- จัดเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ และสามารถสืบค้นข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
11 เครื่องใช้สำนักงานที่ควรมีติดออฟฟิศ มีอะไรบ้าง
ไม่ว่าจะบริษัทเล็ก หรือบริษัทใหญ่ การที่มีเครื่องใช้สำนักงานเพื่ออำนวยความสะดวก ให้กับพนักงาน ก็เป็นสิ่งที่ควรให้ความสำคัญ และควรจะมีติดออฟฟิศไว้ เพราะอุปกรณ์เหล่านี้ จะช่วยให้พนักงานทำงานได้ง่าย และเป็นระบบมากขึ้น ซึ่งอุปกรณ์สํานักงานที่บริษัทควรมี จะมีอะไรบ้าง ดังนี้
1. ชุดโต๊ะ เก้าอี้ทำงาน
ชุดโต๊ะทำงาน ได้แก่ โต๊ะทำงานเดี่ยว โต๊ะทำงานติดผนัง โต๊ะทำงานแบบเข้ามุม และเก้าอี้ทำงานแบบมีล้อ ไม่มีล้อ หรือเก้าอี้ทำงานสุขภาพ ที่รองรับสรีระในการนั่งทำงาน ซึ่งอุปกรณ์เหล่านี้ ถือเป็นเครื่องใช้สำนักงานสมัยใหม่ที่ขาดไม่ได้ เพราะจะช่วยให้พนักงาน ทำงานได้อย่างสะดวกสบาย เสริมบรรยากาศในการทำงาน และยังดีต่อสุขภาพของพนักงานในระยะยาว
นอกจากนี้ ออฟฟิศที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกแบบครบครัน ก็เป็นสิ่งที่ตอบโจทย์สำหรับผู้เช่าหลายๆ คน ซึ่ง CW Tower มีออฟฟิศให้เช่าแบบสำเร็จรูปที่มีเฟอร์นิเจอร์พร้อม ตกแต่งอย่างสวยงาม ทันสมัย และเป็นมืออาชีพ สามารถเข้าใช้งานได้ทันที
2. ชุดอุปกรณ์เครื่องเขียนต่างๆ
สำหรับชุดอุปกรณ์เครื่องเขียนที่ใช้ในสำนักงานควรต้องมีอะไรบ้าง ก็ได้แก่ ดินสอ ปากกา ปากกาสี ปากกาไฮไลท์ ยางลบ ลิควิด และอื่นๆ ที่เป็นชุดเครื่องเขียนพื้นฐานง่ายๆ ถึงแม้พนักงานบางคน ก็อาจจะมีติดโต๊ะทำงานไว้อยู่แล้ว แต่ก็เครื่องเขียนเหล่านี้ ก็ยังเป็นสิ่งจำเป็นที่ควรมี เพื่อให้พนักงานสามารถเบิกของมาใช้งานได้ อีกทั้ง หากมีลูกค้าเข้ามาติดต่อกับบริษัท ก็ยังช่วยอำนวยความสะดวกให้กับลูกค้าได้ด้วย
3. ตู้หรือลิ้นชักเก็บของ
ตู้หรือลิ้นชักที่ควรมีติดออฟฟิศ ได้แก่ ตู้บานเปิดสำหรับเก็บเอกสาร ตู้ลิ้นชักใต้โต๊ะทำงานสำหรับเก็บของส่วนตัว และชั้นวางของ หลากหลายรูปแบบ หลากหลายวัสดุ เช่น เหล็ก ไม้ หรือพลาสติก ขึ้นอยู่กับความต้องการของบริษัท และเป็นสิ่งที่บริษัทจำเป็นต้องมี ถึงแม้ว่าจะไม่ใช่เครื่องใช้สำนักงานสมัยใหม่สะทีเดียว แต่อย่างน้อยๆ อุปกรณ์เหล่านี้ ก็จะทำให้บรรยากาศการทำงานดูเป็นระเบียบมากขึ้น
4. คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ
อีกหนึ่งอุปกรณ์สำนักงานสมัยใหม่ที่ขาดไม่ได้เลยคือ คอมพิวเตอร์ ทั้งคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ หรือคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก เพราะการทำงานส่วนใหญ่ ที่มักจะทำงานผ่านคอมพิวเตอร์ เพื่อพิมพ์เอกสาร จัดการข้อมูลต่างๆ และงานโปรแกรมอื่นๆ เกี่ยวกับการทำงาน ที่ล้วนต้องทำงานผ่านคอมพิวเตอร์ จึงทำให้คอมพิวเตอร์จำเป็นต่อการทำงาน ของพนักงานออฟฟิศในปัจจุบันอย่างมาก
5. ระบบอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง
เมื่อมีอุปกรณ์คอมพิวเตอร์แล้ว ก็ต้องมีระบบอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง ที่รองรับการทำงานด้วย หากไม่มีระบบอินเทอร์เน็ต อาจทำให้คอมพิวเตอร์ใช้งานได้ไม่เต็มที่นัก เนื่องจาก เทคโนโลยีในปัจจุบัน ที่ผู้คนใช้อินเทอร์เน็ตมากขึ้น เพื่อรับ-ส่งข้อมูล ข่าวสารผ่านโซเชียลมีเดีย หรือส่งงานผ่านอีเมล ดังนั้น บริษัทเอง จำเป็นต้องติดตั้งระบบอินเทอร์เน็ต เพื่อใช้คู่กับเครื่องใช้สํานักงานสมัยใหม่ อย่างคอมพิวเตอร์ได้
6. เครื่องปริ้น
ถ้าพูดถึงเครื่องใช้สำนักงานสำหรับงานเอกสารจะมีอะไรบ้าง ก็ต้องนึกถึง เครื่องปริ้น เป็นอันดับแรก โดยการเลือกซื้อเครื่องปริ้น ต้องเลือกให้เหมาะสมกับการใช้งาน คำนึงถึงการใช้งานเป็นหลัก หากใช้ปริ้นงานเป็นประจำ อาจเลือกเป็น เครื่องปริ้นเลเซอร์ ที่มีความเร็วในการพิมพ์สูง และเหมาะกับงานที่ต้องพิมพ์ปริมาณมากทุกวัน แม้เอกสารบางอย่างจะเก็บเป็นรูปแบบไฟล์งานออนไลน์ แต่บางครั้งงานเอกสารที่มี ก็จำเป็นต้องใช้เอกสารแบบกระดาษ ทำให้เครื่องปริ้นก็เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในสำนักงานเช่นกัน
7. เครื่องสแกน
อุปกรณ์สำนักงานสมัยใหม่ที่ควรมี อย่างเครื่องสแกน สำหรับสแกนเอกสาร รูปภาพ หรือข้อความ ให้เป็นไฟล์รูปภาพ เพื่อจัดเก็บข้อมูลลงคอมพิวเตอร์ ลักษณะของเครื่องสแกน มีด้วยกันสองลักษณะ คือ เครื่องสแกนเลื่อนกระดาษ (Sheet-Feed Scanner) การทำงานคล้ายกับเครื่องปริ้น สแกนได้ทั้งด้านหน้าและด้านหลัง มักนิยมใช้กับสำนักงานหรือบริษัท และ เครื่องสแกนแท่นเรียบ (Flatbed Scanner) งานคล้ายกับเครื่องถ่ายเอกสาร เพียงวางเอกสารบนกระจกใส ก็สามารถสแกนได้ทันที การมีเครื่องสแกนก็ช่วยเรื่องการจัดเก็บข้อมูลเอกสาร ลดความเสี่ยงการสูญหายของเอกสาร และช่วยอำนวยความสะดวกในการส่งไฟล์ต่างๆ
8. เครื่องถ่ายเอกสาร
สำหรับอุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็นควรมีอะไรบ้าง นั่นคือ เครื่องถ่ายเอกสาร ลักษณะของเครื่องถ่ายเอกสาร อาจจะเลือกจากฟังก์ชันที่มีมาให้แบบครบๆ อย่าง การถ่ายเอกสารสี–ขาวดำ การปริ้น และการสแกน ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากทีเดียว อย่างที่บอกว่า บางครั้งงานเอกสารก็จำเป็นต้องใช้เอกสารแบบกระดาษ ทำให้เครื่องถ่ายเอกสารเป็นอุปกรณ์จำเป็น สำหรับสำนักงานเลยก็ว่าได้
9. ไอแพด/แท็บเล็ตส่วนกลาง
ไอแพด หรือ แท็บเล็ตส่วนกลาง เป็นเครื่องใช้สํานักงานสมัยใหม่ ที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานได้อย่างมาก โดยขนาดของไอแพด หรือแท็บเล็ต ก็มีหน้าจอใหญ่ที่สะดวกต่อการใช้งาน แต่อาจเพิ่มอุปกรณ์เสริม อย่างปากกาสำหรับเขียน และเคสคีย์บอร์ด เพื่อให้ใช้งานสะดวกมากยิ่งขึ้น แม้พนักงานบางคน อาจจะมีอุปกรณ์ไอทีเหล่านี้เป็นของตัวเองอยู่แล้ว แต่ก็ยังเป็นสิ่งที่องค์กรควรมีสำหรับพนักงาน เพราะบางครั้งที่ต้องออกไปพบลูกค้า หรือมีประชุมเร่งด่วน ก็สามารถประชุมผ่านอุปกรณ์เหล่านี้ได้ โดยไม่ต้องเปิดโน้ตบุ๊กให้เสียเวลา
10. โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ
ถึงดูไม่ใช่เครื่องใช้สํานักงานสมัยใหม่ แต่โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ ก็ยังเป็นสิ่งที่ควรมี ซึ่งระบบโทรศัพท์มีทั้ง ระบบดิจิตอล (Digital system) ระบบชุมสายย่อย ใช้เฉพาะภายในองค์กร มีเบอร์ติดต่อภายในแต่ละโต๊ะ และระบบ VoIP (Voice over Internet Protocol system) เชื่อมต่อสื่อสารผ่าน Internet Protocol หรือ IP ติดต่อได้ทั้งในและต่างประเทศ และโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ ควรมีหน้าจอบอกเบอร์โทรเข้าและโทรออก เพื่อป้องกันความผิดพลาด ซึ่งการมีโทรศัพท์ตั้งโต๊ะประจำออฟฟิศ ก็ช่วยประหยัดเวลา และทำให้ติดต่อสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็ว
11. ชุดอุปกรณ์เบ็ดเตล็ด
อุปกรณ์และเครื่องใช้สํานักงานอย่างสุดท้าย จะมีอะไรบ้างนั้น คือ อุปกรณ์เบ็ดเตล็ด ซึ่งของเบ็ดเตล็ดเหล่านี้ สามารถหาซื้อได้ตามเรื่องเครื่องเขียนทั่วไป เช่น แม็กและลูกแม็ก คลิปดำหรือลวดเสียบกระดาษ กรรไกร คัตเตอร์ เทปกาว เครื่องตัดกระดาษ ฯลฯ ถึงแม้พนักงานจะไม่ได้ใช้ทุกวัน แต่บริษัทก็ควรมีสำรองเป็นอุปกรณ์กองกลางสำหรับพนักงาน เพราะงานเอกสารบางอย่างก็จำเป็นต้องใช้ของเหล่านี้ ดังนั้น มีสำรองไว้ก็จะดีที่สุด
วิธีดูแลและรักษาเครื่องใช้สำนักงาน
บุคคลที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นพนักงาน หรือใครก็ตาม ที่ใช้งานอุปกรณ์สำนักงานต่างๆ ก็ควรดูแลและรักษา อุปกรณ์ที่ตนเองใช้งานด้วย ก็เพื่อให้เครื่องใช้สำนักงานสมัยใหม่ มีอายุการใช้งานยาวนาน พร้อมทั้งหากช่วยกันดูแลรักษา ก็จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายเรื่องการซ่อมบำรุง
ทำความสะอาดเป็นประจำ
การทำความสะอาดเครื่องใช้สำนักงาน และอุปกรณ์สมัยใหม่ ทำได้โดยตรวจดูความเรียบร้อย หากมีฝุ่นละออง หรือคราบดำต่างๆ อาจจะใช้ไม้ปัดขนไก่ หรือผ้าปัดฝุ่น มาทำความสะอาด เช็ดปัดฝุ่นตามมุมของอุปกรณ์ หรือเครื่องใช้สำนักงาน เพื่อป้องกันการสะสมของฝุ่นละออง ที่เป็นสาเหตุให้อุปกรณ์เกิดความเสียหาย
ตรวจเช็กเครื่องใช้ว่าพร้อมใช้งานหรือไม่
เครื่องใช้ไฟฟ้าในสำนักงานต้องมีการตรวจเช็กอะไรบ้างนั้น ก็ทำได้โดยการเช็กความเรียบร้อยของสายไฟ ปลั๊กไฟ และอุปกรณ์ไฟฟ้าก่อนใช้งานและหลังใช้งานเสร็จ เพื่อป้องกันอุบัติเหตุหรือความเสียหายที่เกิดจากไฟฟ้า
ถอดปลั๊กหรือปิดสวิตช์ให้เรียบร้อยหลังใช้
การดูแลและรักษา เครื่องใช้สำนักงานหรือเป็นอุปกรณ์ไฟฟ้า จะมีวิธีอะไรบ้าง และทำได้อย่างไร ซึ่งมีวิธีง่ายๆ คือ เมื่อใช้งานเสร็จก็อย่าลืมถอดปลั๊กไฟ หรือปิดสวิตช์อุปกรณ์ต่างๆ ให้เรียบร้อย เพื่อป้องกันความเสียหายจากไฟดับ หรือไฟช็อต หากเสียบปลั๊กทิ้งไว้ตลอด แล้วเกิดไฟดับ ไฟกระชาก หรือไฟช็อต อุปกรณ์ไฟฟ้าก็อาจเกิดความเสียหายได้
ซ่อมแซมหรือแก้ไขเมื่อเครื่องใช้เสียหาย
เครื่องใช้สำนักงานหรืออุปกรณ์ไฟฟ้าสมัยใหม่ ที่เกิดการชำรุด เสียหาย และไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยตัวเองได้ ก็ควรรีบแจ้งผู้เชี่ยวชาญให้ดำเนินการซ่อมโดยเร็วที่สุด หากใช้ทั้งที่อุปกรณ์ชำรุด ก็อาจจะทำให้อุปกรณ์เสียหายหนักกว่าเดิม และอาจเจอกับค่าซ่อมที่มีราคาสูงตามไปด้วยเช่นกัน
วางเครื่องใช้ไว้ให้ถูกที่ถูกทาง
การวางหรือการติดตั้งอุปกรณ์ไฟฟ้าหรือเครื่องใช้สำนักงานสมัยใหม่ อย่างเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ คอมพิวเตอร์ ที่จำเป็นต้องใช้งานอย่างต่อเนื่อง ก็ควรวางในพื้นที่ที่เหมาะสม แข็งแรง ปลอดภัย ควรเลือกพื้นที่ที่อากาศถ่ายเทสะดวก มีอุณหภูมิที่เหมาะ เพื่อให้เครื่องได้ระบายความร้อน และระบายอากาศได้
สรุป
ออฟฟิศที่ดีต้องมีเครื่องใช้สำนักงานสมัยใหม่ที่อำนวยความสะดวก เช่น ชุดโต๊ะ เก้าอี้ทำงาน คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง เครื่องพิมพ์หรือเครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น เพราะจะทำให้พนักงานทำงานง่าย จบครบในออฟฟิศ ไม่ต้องไปหาใช้งานจากที่อื่น เพื่อให้เกิดความรวดเร็วและราบรื่น ควรดูแล รักษาเครื่องใช้ให้คงสภาพดี เพื่อให้ใช้ได้นานด้วย
นอกจากนี้บรรยากาศของออฟฟิศก็สำคัญ ที่ CW Tower มีออฟฟิศให้เช่าที่มีบรรยากาศเหมาะแก่การทำงาน ทั้งแบบออฟฟิศว่าง และออฟฟิศที่มาพร้อมเฟอร์นิเจอร์ตกแต่งแล้ว อยู่ใจกลางเมือง ย่านรัชดา เดินทางมาได้หลายทาง พร้อมที่จอดรถ สะดวกกับพนักงานทุกคน
