วิธีเขียนเมลสมัครงานสามารถเขียนได้ในหลายแนวทาง แต่สิ่งสำคัญที่สุดของวิธีส่ง Email สมัครงานคือการแนะนำตัวเองให้ได้มากที่สุดต่อบริษัทที่เราสนใจจะสมัครงาน จึงควรเขียนอีเมลให้ถูกต้อง และเหมาะสม พร้อมทั้งเพิ่มความโดดเด่นในอีเมล เพื่อเป็นการเพิ่มโอกาสให้ถูกเรียกไปสัมภาษณ์มากขึ้น โดยสามารถดูวิธีเขียนเมลสมัครงานพร้อมกับเคล็ดลับดีๆ ได้จากในบทความนี้เลย
Table of Contents
ทำความรู้จัก อีเมลสมัครงาน คืออะไร
อีเมลสมัครงานเป็นเอกสารที่บ่งบอกถึงความต้องการสมัครงาน ที่เราจะส่งไปยังบริษัทที่เราสนใจ โดยวิธีเขียนเมลสมัครงานควรจะมีความสั้น กระชับ ชัดเจน ควรพูดถึงทักษะที่จำเป็นต่อการทำงาน ในกรณีคนที่อยากย้ายงาน ควรพูดถึงประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมาด้วย ซึ่งทั้งสองอย่างนี้ ควรเป็นสิ่งที่ตรง หรือใกล้เคียงกับตำแหน่งที่ต้องการสมัครงาน
โครงสร้างที่สำคัญของอีเมลสมัครงาน
วิธีเขียนอีเมลสมัครงานที่ถูกต้อง ควรมีโครงสร้างที่ทำให้ดูเป็นมืออาชีพ เพื่อช่วยสร้างความประทับใจให้กับฝ่ายบุคคล โดยโครงสร้างสำคัญที่ขาดไม่ได้ของอีเมลสมัครงาน มีดังนี้
หัวข้ออีเมล
วิธีเขียนเมลสมัครงาน เริ่มต้นจากหัวข้ออีเมล ที่ควรเขียนให้ชัดเจนที่สุด ซึ่งหัวข้ออีเมลเป็นส่วนที่ฝ่ายบุคคลจะเห็นเป็นอันดับแรก สามารถใส่ชื่อตำแหน่งที่ต้องการสมัครตามที่ระบุในประกาศรับสมัครงานได้เลย เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาของฝ่ายบุคคล
เนื้อหาของอีเมล
ในส่วนของเนื้อหา ที่เป็นส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดของอีเมลสมัครงาน โดยส่วนนี้ควรเขียนให้มีความโดดเด่นและชัดเจน เพื่อดึงดูดให้ฝ่ายบุคคลสนใจ แล้วอ่านจดหมายสมัครงานจนจบ วิธีเขียนเนื้อหาอีเมลสมัครงานควรมีคำขึ้นต้นที่ระบุชื่อผู้รับ แล้วค่อยเป็นรายละเอียด อย่างการแนะนำตัวเอง แจ้งตำแหน่งที่สมัครงานพร้อมบอกถึงทักษะ และประสบการณ์ทำงานที่ผ่านมา บอกเหตุผลที่ต้องการสมัครงานตำแหน่งนี้ รวมถึงการแนบไฟล์ข้อมูลเพิ่มเติมประกอบการพิจารณา เช่น Resume, Portfolio หรือเอกสารอื่นๆ ตามแต่บริษัทระบุ โดยควรใส่ชื่อไฟล์ข้อมูลให้ชัดเจน และควรตั้งชื่อไฟล์เป็น ชื่อจริง_Resume หรือชื่อจริง_Portfolio เพื่อให้ดูมืออาชีพ และฝ่ายบุคคลจะได้เลือกเปิดอ่านได้ง่ายขึ้น
คำปิดท้าย
การปิดจบอีเมลแบบห้วนๆ เป็นสิ่งที่ไม่ควรทำ วิธีเขียนเมลสมัครงานให้ประทับใจจนถึงตอนจบจึงควรมีคำปิดท้าย ตามด้วยชื่อ-นามสกุล และช่องทางการติดต่อ เพื่อสร้างโอกาสในการถูกเลือกให้มีมากขึ้น
วิธีเขียนเมลสมัครงานให้เหมาะสม และน่าสนใจ
เรียนรู้โครงสร้างที่สำคัญของอีเมลสมัครงานกันไปแล้ว ในหัวข้อนี้จะเป็นการพูดถึงวิธีเขียนเมลสมัครงานให้มีความเหมาะสม และน่าสนใจ เพราะในวันหนึ่ง ฝ่ายบุคคลนั้นได้รับอีเมลสมัครงานเป็นจำนวนมาก การทำให้อีเมลมีความน่าสนใจ จะช่วยให้มีโอกาสในการถูกเลือกมากขึ้น ไปดูกันว่าสิ่งที่ควรทำ และไม่ควรทำในการเขียนอีเมลสมัครงานมีอะไรบ้าง!
1. ชื่ออีเมลแบบทางการ
ชื่ออีเมลเปรียบเสมือนตัวตนของเรา วิธีส่ง Email สมัครงานจึงควรใช้ชื่ออีเมลที่เป็นชื่อแบบทางการ อย่างชื่อนามสกุลของตัวเอง ไม่ควรตั้งด้วยฉายา ชื่อเล่น คำแสลง หรือตัวอักษรที่ทำให้ดูไม่จริงจัง เพราะจะทำให้ภาพลักษณ์ดูขาดความน่าเชื่อถือ เช่น godlnwza@email.com หรือ geniejaa@email.com เป็นต้น
2. ใส่หัวข้ออีเมลให้ชัดเจน
การเขียนหัวข้ออีเมลสมัครงานให้ถูกวิธี คือควรระบุหัวข้อให้ชัดเจนว่า เราส่งอีเมลมาเพื่อสมัครงานตำแหน่งอะไร เช่น “สมัครงานตำแหน่งบัญชี” หรือหากมีบริษัทใดกำหนดรูปแบบมา ก็ควรเขียนหัวข้ออีเมลตามรูปแบบนั้นๆ ให้มีความถูกต้องตามที่บริษัทต้องการ เพื่อสื่อถึงความละเอียด และความใส่ใจนั่นเอง
3. ใส่ตำแหน่ง ชื่อผู้รับ และชื่อบริษัทให้ถูกต้อง
วิธีเขียนเมลสมัครงานในส่วนที่ห้ามพลาดเลย เป็นเรื่องของการระบุข้อมูลชื่อผู้รับ (หากมีแจ้งชื่อไว้แล้วในประกาศรับสมัคร) ตำแหน่ง รวมถึงชื่อบริษัทให้ถูกต้อง เช่น เรียน คุณ (ชื่อ-นามสกุล) ฝ่ายบุคคล บริษัท xx จำกัด ควรสะกดให้ถูกต้องทุกคำ และทุกตัวอักษร เพื่อแสดงให้เห็นถึงความรอบคอบ
4. มีคำทักทายที่สุภาพ
คำทักทายในอีเมลสมัครงานก็เป็นอีกเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม วิธีเขียนอีเมลสมัครงานจึงควรทักทายด้วยคำสุภาพ อย่างคำว่า “เรียน” ไม่ควรใช้คำว่า หวัดดี หรือคำอื่นๆ ที่ทำให้ดูไม่สุภาพ หรือไม่เป็นทางการ
5. ใส่คำลงท้ายให้เหมาะสม
วิธีเขียนคำลงท้ายในเมลสมัครงาน แค่ใช้คำง่ายๆ อย่าง “ขอบคุณครับ” “ขอบคุณค่ะ” หรือ “ด้วยความเคารพ” ไม่ควรลงท้ายด้วยคำอื่นที่ทำให้ดูไม่สุภาพ ไม่เป็นทางการ หรือไม่ควรตัดจบอีเมลโดยไม่กล่าวอะไรลงท้าย
6. บอกช่องทางการติดต่อให้ครบถ้วน
หลังจากฝ่ายบุคคลอ่านอีเมลแล้วอาจจะสนใจแล้วติดต่อเราในภายหลัง จึงควรบอกช่องทางการติดต่อให้ครบถ้วนด้วย เช่น อีเมลกับเบอร์โทรศัพท์ ควรใส่ช่องทางการติดต่อให้ถูกต้อง เพื่อไม่ให้พลาดโอกาสในการถูกเรียกไปสัมภาษณ์นั่นเอง
เคล็ดลับ! การเขียนเมลสมัครงานให้โดนใจ HR
ส่วนประกอบต่างๆ และวิธีเขียนเมลสมัครงานนี้ อาจจะเป็นการเขียนอีเมลแบบถูกต้อง เหมาะสม และดูเป็นมืออาชีพ แต่ยังมีเคล็ดลับเล็กน้อยที่จะช่วยให้อีเมลสมัครงานที่ส่งไปโดนใจฝ่ายบุคคล โดยสามารถทำได้ดังนี้
- ใช้ภาษาในจดหมายให้สุภาพ หรือใช้เป็นภาษาที่เหมาะสมกับวัฒนธรรมขององค์กรนั้นๆ เพื่อให้เห็นถึงความใส่ใจ ทำให้ฝ่ายบุคคลมองว่า เราพร้อมที่จะเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรแล้ว
- เหตุผลของการสมัครงานในตำแหน่งนั้นๆ ควรเล่าถึงงานอดิเรกที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานนี้ หรือความกระตือรือร้นต่องานนี้ไปด้วย เพื่อให้ฝ่ายบุคคลเห็นถึงความตั้งใจที่อยากจะทำงานนี้จริงๆ
- เล่าเรื่องของตัวเองว่าบริษัทจะได้อะไรจากการรับเราเข้ามาทำงาน เพื่อแสดงถึงจุดเด่น และเอกลักษณ์ของตัวเอง ที่ผู้สมัครคนอื่นๆ ไม่มี ทำให้เพิ่มความน่าสนใจได้มากขึ้น
- เนื้อหาทั้งหมดควรเขียนด้วยความกระชับแต่มีความสมบูรณ์ในตัว หรือเขียนเป็นลิสต์แบบ Bullet Points เพื่อแยกย่อยให้อ่านได้ง่ายมากขึ้น
สรุป
วิธีเขียนเมลสมัครงานที่หลายคนไม่ถนัด หรือไม่มีภาพในหัวว่าควรทำอย่างไร สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงแค่รู้จักกับโครงสร้างของอีเมล และแนวทางในการเขียนรูปแบบต่างๆ โดยมีหลักสำคัญคือต้องเขียนอย่างถูกต้อง สุภาพ และเหมาะสม เพื่อให้ดูมีความเป็นมืออาชีพ นอกจากนี้ ควรเขียนอีเมลให้ชัดเจน และมีความน่าสนใจด้วย ไม่ว่าจะเป็นคนที่เพิ่งเรียนจบมาใหม่ หรือคนที่ต้องการย้ายงาน หากเขียนอีเมลสมัครงานได้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์แล้ว ก็อาจทำให้มีโอกาสถูกเรียกตัวไปสัมภาษณ์งานอย่างแน่นอน