แอปพลิเคชันสำหรับองค์กรมีอะไรบ้าง? รวม 6 ประเภทแอปทำงานที่ควรมีติดคอม

แอปพลิเคชันสำหรับการทำงาน

สารบัญ

ในปัจจุบัน เทคโนโลยีได้มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และเข้ามาเป็นส่วนสำคัญในการใช้ชีวิตของทุกคน รวมถึง ในแวดวงของการทำงานด้วย ซึ่งหลายๆ บริษัทได้เลือกนำแอปพลิเคชันประเภทต่างๆ เข้ามาอำนวยความสะดวกในการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้มากยิ่งขึ้น เช่น แอปทำปฏิทิน แอปจัดเก็บข้อมูล แอปเซ็นเอกสาร โปรแกรมสำหรับจัดตารางงาน หรือแอปแพลนเนอร์

บทความนี้ จะพาไปทำความรู้จักว่า แอปพลิเคชันมีกี่ประเภท และมีอะไรบ้าง รวมถึง ตัวอย่างของแอปพลิเคชันสำหรับองค์กร ที่ควรมีติดคอมฯ ไว้ เพราะจะช่วยให้คุณทำงานได้ง่ายมากยิ่งขึ้น

แอปพลิเคชันคืออะไร สำคัญอย่างไรต่อระบบการทำงานภายในองค์กร

แอปพลิเคชันคืออะไร สำคัญอย่างไรต่อระบบการทำงานภายในองค์กร

แอปพลิเคชันมีกี่ประเภท และอะไรบ้าง? สิ่งนี้มักเป็นคำถามยอดฮิตในการที่จะเลือกแอปให้ตรงใจและตรงกับความต้องการของผู้ใช้งาน โดยแอปพลิเคชัน (Application) หรือแอป (App) คำสั้นๆ ที่หลายคนมักใช้เรียกกัน คือ โปรแกรมที่ช่วยอำนวยความสะดวกในด้านต่างๆ ถูกออกแบบมาให้ใช้งานผ่านโทรศัพท์ แท็บเล็ต คอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่อื่นๆ โดยในแต่ละระบบปฏิบัติการจะมีผู้พัฒนาแอปพลิเคชันที่ได้ออกแบบการใช้งานให้รองรับกับความต้องการของกลุ่มผู้ใช้งานมากที่สุด เช่น แอปแพลนเนอร์ แอปเซ็นเอกสาร แอปจัดตารางงาน แอปวางแผนชีวิต ซึ่งเป็นแอปที่สามารถทํางานในโทรศัพทได้และเป็นแอปที่ควรมีติดไว้ในคอม โดยมีทั้งให้ดาวน์โหลดได้ฟรีและเสียเงิน โดยโมบายแอปจะมีด้วยกันอยู่ 3 ประเภท คือ Native Application, Hybrid Application และ Web Application

ในโลกปัจจุบันต้องยอมรับว่าระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ระบบไอที ระบบซอฟต์แวร์ และอินเทอร์เน็ต กลายเป็นสิ่งจำเป็นและเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกองค์กร ไม่ว่าจะในแง่มุมไหนก็ตาม อาจเรียกได้ว่าพอการเข้าถึงโลกของอินเทอร์เน็ตนั้นเป็นเรื่องง่าย ทุกคนในสมัยนี้จึงย่อมพกโทรศัพท์ติดไว้ข้างตัวตลอดเวลา นอกจากเรื่องของการติดต่อสื่อสารทั่วไปแล้วยังอาจเป็นเรื่องของการทำงานด้วย เพื่อเพิ่มความสะดวกสบายไปอีกระดับ การที่บริษัทมีแอปพลิเคชันสำหรับองค์กรนั้นเป็นส่วนหนึ่งในวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานในองค์กรได้ การนำแนวคิดปรับกลยุทธ์หรือการนำเทคโลโลยีใหม่ๆ ที่สะดวกและง่ายมาปรับใช้กับองค์กรจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นได้ ซึ่งแอปพลิเคชันสำหรับองค์กรนั้นมีประโยชน์และความสำคัญต่อองค์กรหลายอย่าง เช่น

  • ช่วยให้การทำงานระหว่างคนในองค์กรราบรื่น
  • ทำให้มีการติดต่อสื่อสารที่สะดวกมากยิ่งขึ้น ผ่านการใช้แอปพลิเคชันสำหรับองค์กรไม่ต้องรบกวนความเป็นส่วนตัวในการใช้ช่องทางติดต่อส่วนตัวในการคุยงาน
  • สามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลาไม่ต้องรอเข้าบริษัทอย่างเดียว
  • งานเสร็จทันตามกำหนดเพราะสามารถใช้แอปตารางงานเช็คกำหนดส่ง
  • ประเมินงานได้ง่ายเพราะแอปพลิเคชันสำหรับองค์กรมีระบบที่สามารถวิเคราะห์การทำงานของพนักงานได้รายคน
  • สามารถทำงานแบบกลุ่มได้ดีขึ้น อาจใช้แอปปฏิทินตารางงานเพื่อดูว่าแต่ละโครงการใครเป็นผู้รับผิดชอบ งานอยู่ในขั้นตอนใดแล้ว หรือมีกำหนดส่งวันไหน

6 ประเภทของแอปพลิเคชันที่นิยมใช้กันในองค์กร

การมีแอปพลิเคชันนั้นสามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้กับองค์กรเป็นอย่างมาก มีประโยชน์หลายอย่างที่ดีต่อองค์กรและพนักงาน จนเรียกได้ว่าแอปพลิเคชันสำหรับองค์กรนั้นเป็นสิ่งที่จำเป็นมากๆ ซึ่งส่วนใหญ่มักแบ่งตามวัตถุประสงค์การใช้งาน แถมบางแอปสามารถใช้ทํางานในโทรศัพท์ได้ด้วย บทความนี้จะพาไปรู้จักกับแอปพลิเคชันสำหรับองค์กรซึ่งเป็นแอปที่ควรมีในคอมเป็นอย่างยิ่ง  อย่ารอช้า ไปรู้จักกับ 6 ประเภทของแอปพลิเคชันที่นิยมใช้กันในองค์กรกันได้เลย

แอปพลิเคชันปฎิทินตารางงาน

1. แอปพลิเคชันปฎิทินตารางงาน

แอปพลิเคชันปฎิทินตารางงาน มีจุดเด่นที่ความเป็นระเบียบเรียบร้อย แม้ว่าตารางงานจะมีการเปลี่ยนแปลงแต่คุณก็จะไม่พลาดทุกการนัดหมาย เพราะแอปตารางงานนี้เป็นการผสมผสานระหว่างดิจิตอลกับตารางงาน ที่จะทำให้คุณสามารถดูนัดหมายในตารางได้ทุกที่ ซึ่งถ้ายังจดตารางงานในปฏิทินแบบเดิมๆ อยู่ หากมีการเปลี่ยนแปลงตารางงาน ย้ายสถานที่ กำหนดเวลาเกิดเปลี่ยนกระทันหัน การแก้ไขอาจทำได้ยากและปฏิทินจะดูไม่สะอาดไม่เป็นระเบียบ ซึ่งแอปพลิเคชันปฎิทินตารางงานนี้จะทำให้ชีวิตเราง่ายมากขึ้น สามารถใช้บันทึกย่อ เตือนความจำ ปรับเปลี่ยนตารางงานได้ทันทุกสถานการณ์ ตัวอย่างแอปตารางงานที่นิยมใช้กันคือ

  • Google Calendar เป็นแอปที่ทํางานในโทรศัพท์และเครื่องคอมได้ ถ้ามีแอคเคาท์ Gmail อยู่แล้วก็สามารถเข้าใช้งานได้ง่ายเลยเพราะอยู่ในแถบด้านข้างของหน้า Gmail นอกจากนี้ยังสามารถแชร์ปฏิทินร่วมกันกับเพื่อนในทีมได้ว่าใครมีนัดหมายอะไรบ้าง มีตารางงานอย่างไร สามารถตั้งค่าให้ช่วยเตือนนัดหมายได้ด้วย
  • MS Outlook เป็นแอปตารางงานที่รวมอีเมล ปฏิทิน ไฟล์งาน และผู้ติดต่อไว้ในที่เดียว สามารถดูอีเมลควบคู่กับปฏิทินได้ง่ายๆ อีกทั้งยังเป็นแอปทำปฏิทินของ Microsoft สามารถใช้งานได้ง่าย ในส่วนมหาวิทยาลัยและบริษัทนิยมใช้กัน เป็นแอปที่ทํางานในโทรศัพท์และเครื่องคอมได้เช่นเดียวกัน
  • Calendar เป็นแอปพลิเคชันปฎิทินตารางงานที่มีฟังก์ชันครบที่สุดรองรับได้หลายแพลตฟอร์ม สามารถดูกำหนดการรายวัน สัปดาห์ เดือน ปีได้หมดและแชร์ปฏิทินให้ผู้อื่นได้อีกทั้งยังสามารถตั้งค่าประชุมกับผู้อื่นได้ด้วย

แอปพลิเคชันจัดเก็บข้อมูล

2. แอปพลิเคชันจัดเก็บข้อมูล

แอปพลิเคชันจัดเก็บข้อมูลเหมาะใช้ในการทำงานเป็นหลัก ข้อมูลต่างๆ ในการทำงานของทุกองค์กรย่อมมีข้อมูลจำนวนมาก เพราะฉะนั้นจึงจำเป็นจะต้องมีที่จัดเก็บข้อมูลไว้ให้เป็นระเบียบเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา การใช้แอปพลิเคชันจัดเก็บข้อมูลที่แบบออนไลน์ได้จึงสะดวกและเหมาะมากๆ ในการทำงาน เพราะไม่ว่าจะอยู่ไหนก็สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จัดเก็บไว้ได้ เรียกได้ว่าเป็นแอปที่ควรมีติดไว้ในคอมอย่างยิ่ง แอปใช้เก็บข้อมูลที่นิยมใช้มีอยู่หลายแอปด้วยกัน เช่น

  • Dropbox เป็นแอปเก็บข้อมูลที่มีระเบียบมากๆ แอปหนึ่งเลย สามารถรวมไฟล์ทั้งหมดแล้วแบ่งแยกย่อยเป็นโฟลเดอร์ได้ง่าย แบ่งปันไฟล์หรือโฟลเดอร์ไปให้ผู้อื่นก็ง่าย มีความปลอดภัยสูง
  • Google Drive เป็นแอปจัดเก็บข้อมูลจาก Google ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ยิ่งถ้าผู้ใช้มีGmailอยู่สามารถเชื่อมต่อใช้ได้เลย และผู้ใช้สามารถได้รับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลฟรี 15 GB
  • Microsoft OneDrive อีกหนึ่งแอปเก็บข้อมูลจาก Microsoft ที่ ได้รับความนิยมเพราะใช้งานง่าย มีพื้นที่ใช้งานฟรี 5 GB สามารถแก้ไขไฟล์เอกสารด้วย Office365 ได้ และยังเชื่อมกับบัญชี Outlook กับ Hotmail ได้เช่นกัน

แอปพลิเคชันติดต่อสื่อสาร

3. แอปพลิเคชันติดต่อสื่อสาร

แอปพลิเคชันติดต่อสื่อสารมีจุดเด่นตรงที่สามารถทำให้พนักงานในองค์กรแยกการติดต่อจากที่ทำงานออกจากความเป็นส่วนตัวได้ บางองค์กรใช้แอปพลิเคชัน Line ในการติดต่อสื่อสาร จนล่วงล้ำพื้นที่ชีวิตส่วนตัวของพนักงานในองค์กร หรือบางครั้งการส่งไฟล์งานต่างๆ ผ่านทาง Line ก็อาจจะหมดอายุไวจนไม่สามารถเปิดดูได้อีกครั้งด้วย แต่ปัญหานี้จะหมดไปหากใช้แอปพลิเคชันสำหรับองค์กรโดยเฉพาะในการติดต่อสื่อสารกัน เช่น

  • MS Team ของ Microsoft เป็นแอปที่ควรมีในคอมอย่างมากและเป็นแอปที่ทํางานในโทรศัพท์ได้ด้วย สามารถใช้ร่วมกับ OneDrive, Calendar หรือ Office365 ได้เลย จุดเด่นอยู่ที่การใช้งานประชุมที่รองรับได้ทั้ง Call และ Video Call อีกทั้งยังบันทึกไฟล์ไว้ดูย้อนหลังได้
  • Slack เป็นแอปพลิเคชันสำหรับองค์กรที่ไว้เพื่อแชทโดยเฉพาะ มีฟังก์ชั่นที่จัดข้อความในห้องแชทให้เป็นระเบียบ หากต้องการอ่านข้อความเก่าสามารถหาได้ง่ายไม่ยุ่งยากและไม่นาน
  • Workplace เป็นโปรแกรมที่ใช้ติดต่อสื่อสารกันภายในองค์กรโดยเฉพาะ การใช้งานคล้ายคลึงกับ Facebook สามารถใช้งานได้ง่ายสะดวกเพราะรูปแบบฟังก์ชันการใช้งานเหมือนกันเลย

แอปพลิเคชันจดบันทึก

4. แอปพลิเคชันจดบันทึก

แอปพลิเคชันจดบันทึกถือเป็นแอปแพลนเนอร์ที่เอาไว้จดสิ่งต่างๆ ไม่ว่าจะไอเดียงาน ข้อมูลที่สำคัญ รายละเอียดต่างๆ การนัดหมาย หรือโน้ต แอปแพลนเนอร์นี้เป็นแอปที่ควรมีในคอม ใช้เป็นแอปจดบันทึกทํางานในโทรศัพท์ได้ พร้อมกับมีฟังก์ชั่นการตกแต่งที่น่ารักสวยงามไม่แพ้การจดตกแต่งด้วยมือเลย ใช้งานง่าย แถมมีหลากหลายแอปให้เลือกใช้ เช่น

  • One Note เป็นแอปจดบันทึกจาก Microsoft สามารถจัดเรียงแบ่งไฟล์ข้อมูลต่างๆ ในการจดบันทึกได้ ใส่แท็กลงไปเพื่อให้สะดวกต่อการค้นหาข้อมูลได้ อีกทั้งสามารถแทรกรูป วิดีโอ ใช้นิ้วหรือปากกาวาดรูปลงไปเพิ่มได้
  • Evernote สามารถจดบันทึกได้หลากหลาย มีการบันทึกด้วยเสียง การพิมพ์ การเขียน ใส่รูป แนบไฟล์และที่สำคัญมีการแจ้งเตือนให้ด้วย
  • Squidnotes เหมาะเป็นแอปจดแพลนเนอร์มาก มีหน้ากระดาษให้เลือกเยอะ ฟีเจอร์ในการวาดเขียนก็เยอะเช่นกัน ใช้งานง่ายไม่ยุ่งยากเลย

แอปพลิเคชันจัดลำดับงาน

5. แอปพลิเคชันจัดลำดับงาน

แอปพลิเคชันจัดลำดับงานถือเป็นแอปที่ใช้วางแผนชีวิตได้ดีมากๆ ถือเป็นตัวช่วยที่ดีในการช่วยจัดลำดับการทำงานและบริหารเวลาให้สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นงานไม่ล้นมือ แอปทำตารางงานนั้นมีอยู่หลายแอปด้วยกันให้เลือกได้ตามความชอบ เช่น

  • Asana เป็นแอปที่ทํางานในโทรศัพท์และเว็บได้อย่างง่าย สามารถติดตาม วางแผนการทำงาน จัดระเบียบตารางงานประจำวันได้ดี อีกทั้งยังสามารถแนบไฟล์จากคอม เช่น Dropbox หรือ Google Drive ได้ด้วย
  • Trello สุดยอดแอปจัดตารางงานเหมาะกับการทำงานเป็นทีม ทำให้เห็นภาพรวมของการทำงานอัปเดตความเคลื่อนไหวเชื่อมต่อกันทั้งทีม ซึ่งตัวแอปจะเป็นกระดานภาพใหญ่สามารถเข้าไปดูตารางงานของฝ่ายต่างๆ ได้
  • Google Tasks สามารถใช้งานได้ง่ายทำงานร่วมกับ Gmail และ Google Calendar ได้อย่างง่ายดาย เป็นแอปจัดตารางงานและสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน โดยแยกเป็นหมวดหมู่เพื่อไม่ให้รายการปนกันได้

แอปพลิเคชันเซ็นเอกสาร

6. แอปพลิเคชันเซ็นเอกสาร

แอปพลิเคชันเซ็นเอกสารเป็นอีกแอปที่น่าสนใจ เป็นแอปที่ควรมีติดไว้ในคอม เพราะทุกวันนี้การทำงานแบบออนไลน์ถือเป็นช่องทางที่สะดวกรวดเร็ว การมีแอปพลิเคชันเซ็นเอกสารจะทำให้งานดำเนินการได้เร็วขึ้นมาก ไม่ต้องรอพิมพ์เอกสาร รอนัดเจอเพื่อเซ็นลงกระดาษ เพียงแค่ใช้แอปพลิเคชันเซ็นเอกสารออนไลน์สามารถทำได้ทันทีไม่ต้องเสียเวลา แอปที่น่าสนใจมีดังนี้

  • DocuSign แอปพลิเคชันเซ็นเอกสารออนไลน์ฟรี สามารถส่งเอกสารให้เซ็นและเปิดดูได้ตลอดทุกที่ทุกเวลาหากซิงค์เชื่อมไว้แล้ว
  • HelloSign เป็นแอปที่สะดวกมากๆ สามารถเปิดกล้องสแกนเอกสารเพื่อเซ็น หรือเปิดเปิดไฟล์งานเพื่อเซ็น แล้วส่งต่อให้ผู้รับเอกสารได้ทันที
  • SignNow เป็นแอปพลิเคชันเซ็นเอกสารออนไลน์หรือส่งเอกสารไปให้คนอื่นเซ็นได้ ทำงานกรอกฟอร์มข้อมูลออนไลน์ได้ทันทีแบบไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์หรือแสกนเอกสารเลย

แอปพลิเคชันสำหรับองค์กร

หากไม่มีแอปพลิเคชันสำหรับองค์กรจะเกิดอะไรขึ้น

การที่บริษัทนำเทคโนโลยีแอปพลิเคชันสำหรับองค์กรทั้งหลายมาปรับใช้ร่วมกันจะทำให้เกิดผลดีและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานมากขึ้น นอกจากจะเป็นการก้าวตามเทคโนโลยีสมัยใหม่แล้ว ยังเป็นการปรับตัวให้เข้ากับไลฟ์สไตล์ของคนสมัยใหม่อีกด้วย เพราะในปัจจุบันนี้เรียกได้ว่าแทบทุกคนมักจะพกโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตไม่ให้ห่างตัว การสามารถรับข่าวสารหรือค้นหาข้อมูลในการทำงานได้เพียงปลายนิ้วจึงถือว่าตอบโจทย์คนทำงานมาก ดังนั้น การที่บริษัทไม่มีแอปพลิเคชันสำหรับองค์กรอาจจะก่อให้เกิดผลที่มาหรือปัญหาดังต่อนี้ไปนี้ได้

  • ปัญหาด้านการสื่อสารระหว่างพนักงานหรือผู้บริหารภายในองค์กร ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานที่ลดลง
  • ทำให้พนักงานรับข่าวสารข้อมูลของบริษัทได้ล่าช้าหากบริษัทแจ้งข้อมูลข่าวสารผ่านอีเมลหรือการติดประกาศ เพราะหากมีการใช้แอปพลิเคชันสำหรับองค์กรแล้ว ก็จะสามารถรับรู้อัปเดตต่างๆ ได้ง่ายกว่า
  • ปัญหาการทำงานที่ช้าลงส่งไม่ทันตามกำหนด อาจเพราะมีการจดตารางส่งงานและงานที่ต้องทำแไว้ในกระดาษหรือปฏิทิน เมื่อโต๊ะมีเอกสารเยอะอาจทำให้ใบที่จดไว้หายหรือลืมกลับไปเช็คอ่านได้
  • สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันยาก เช่น ไม่สามารถอัปเดตสถานะงานกันภายในทีมได้อย่างทันท่วงที หรืออาจจะเกิดความเข้าใจในส่วนของเนื้องานที่คลาดเคลื่อนได้

แอปพลิเคชันสำหรับองค์กรสามารถเข้าถึงพนักงานได้อย่างทั่วถึงแม้ไม่ได้นั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ ทำให้พนักงานมีส่วนร่วมได้สะดวกมากขึ้น รู้สึกว่าเข้าถึงบริษัทได้ง่ายขึ้น อีกทั้งยังมีความเป็นระบบระเบียบในการจัดการงานมากยิ่งขึ้น เพราะการที่ใช้แอปพลิเคชันสำหรับองค์กรร่วมกันโดยเป็นแอปที่ทํางานในโทรศัพท์ได้ จะยิ่งทำให้ติดต่อกันได้ง่ายขึ้นภายในองค์กร ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน แค่หยิบโทรศัพท์มาดูก็สามารถจบทุกลูปงานได้เพียงปลายนิ้ว แอปพลิเคชันสำหรับองค์กรนั้นก็มีหลายประเภทให้เลือกใช้ตามความต้องการ ไม่ว่าจะเป็นแอปแพลนเนอร์ แอปปฏิทินตารางงาน  หรือ แอปเซ็นเอกสาร จะเลือกใช้แอปบางประเภทก็ได้ หรือหากใช้ร่วมกันทุกประเภทก็ยิ่งดี โดยรวมแล้วถือว่าแอปเหล่านี้เป็นแอปที่ควรค่าแก่การมีติดไว้ในคอมสุดๆ เลยล่ะ

ข่าวที่เกี่ยวข้อง

19 ตุลาคม 2565
19 ตุลาคม 2565
04 ตุลาคม 2565
29 กันยายน 2565
29 กันยายน 2565
28 กันยายน 2565
28 กันยายน 2565

เรายินดีอย่างยิ่งที่ได้แบ่งปันข้อมูลดี ๆ ให้กับคุณ

หากคุณต้องการ เช่าออฟฟิศ สามารถติดต่อเราได้เลย