Key Takeaway
|
Table of Contents
Priority Matrix คืออะไร? จัดระเบียบงานง่ายๆ สไตล์คนยุคใหม่
Priority Matrix คือ แนวทางการจัดลำดับความสำคัญของงานที่มีประสิทธิภาพ เพราะสามารถลดขั้นตอนที่ยุ่งยาก และเลือกทำสิ่งที่เหมาะสมที่สุด ซึ่งวิธีนี้ช่วยให้จัดสรรเวลาไปกับงานที่สำคัญจริงๆ ส่งผลให้บรรลุเป้าหมายระยะยาวได้ง่ายขึ้น และยังช่วยสร้างสมดุลในชีวิตอีกด้วย
ต้นกำเนิดของ Priority Matrix มาจาก Eisenhower Matrix ซึ่งพัฒนาโดย Dwight D. Eisenhower อดีตประธานาธิบดีสหรัฐฯ เพื่อจัดลำดับงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ ช่วยในการตัดสินใจและบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
แนวคิดนี้สามารถแบ่งออกได้เป็นหมวดหมู่ที่ช่วยให้เข้าใจและนำไปปรับใช้ได้ง่ายขึ้น ได้แก่
- Action Priority Matrix คิดจากผลกระทบกับความยากง่าย เหมาะสำหรับจัดการปัญหาที่ซับซ้อนและมีผู้รับผิดชอบหลายคน
- Risk Matrix คิดจากผลกระทบกับความเสี่ยง เหมาะสำหรับจัดการปัญหาที่เป็นความเสี่ยงที่เกิดขึ้นแล้วหรือมีโอกาสเกิดขึ้น
- Eisenhower Matrix คิดจากความสำคัญและความเร่งด่วน เหมาะสำหรับปัญหาที่ต้องแก้ไขในเวลาจำกัดหรืองานเร่งด่วน
- Strategic Grid คิดจากการแก้ปัญหากับความจำเป็น เหมาะสำหรับปัญหาที่ต้องพิจารณาแนวทางแก้ไขให้สอดคล้องกับทรัพยากรที่จำกัด
จัดชีวิตให้โปร ด้วยหลักการ 4 ช่องของ Action Priority Matrix
Priority คือ การจัดลำดับความสำคัญของสิ่งต่างๆ ตามความเร่งด่วนและความสำคัญ มารู้จักกับหลักการทั้ง 4 ข้อของ Action Priority Matrix ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ซึ่งจะช่วยให้จัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบโจทย์การทำงานในทุกสถานการณ์
1. Quick Wins ทำงานแบบเบาๆ แต่ได้ผลลัพธ์เกินคาด
Quick Wins คือ งานที่ใช้แรงน้อยแต่ได้ผลมาก โดยควรจัดลำดับความสำคัญมาทำก่อนเพราะคุ้มค่ากับเวลา และทำบ่อยๆ ส่วนงานที่มี Impact สูงอาจดูเหมือนต้องใช้แรงมาก แต่ลองหาวิธีใหม่ๆ อาจทำให้กลายเป็นงานที่ใช้แรงน้อยได้
สำหรับวิธี Prioritizing งานในหมวด Quick Wins ควรวิเคราะห์ลำดับความสำคัญให้ดี เพราะถ้าลักษณะของงานส่วนใหญ่เป็นแบบนี้ อาจทำให้เกิดความเครียดและเกิดการ Burnout ได้ ดังนั้น ควรทำงานเหล่านี้ให้เสร็จเร็วและทำบ่อยๆ ลองใช้เวลา 5 นาทีในการคิดหา Quick Wins ทุกสัปดาห์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
2. Major Projects ลงแรงเยอะ แต่คุ้มค่า
Major Projects คือ งานที่ได้ผลมากแต่ก็ต้องใช้แรงและเวลามากเช่นกัน ยกตัวอย่าง การ Refactor Code การปล่อย New Product การตั้ง OKRs หรือการวางกลยุทธ์ปีถัดไป ซึ่งงานกลุ่มนี้มักจะไม่เร่งด่วน แต่ก็สำคัญใน Priority Matrix และต่อเป้าหมายระยะยาว เพราะเป็นการสร้าง Impact และช่วยให้ทั้งคุณและองค์กรเติบโต
อย่างไรก็ตาม การวางแผนสำหรับ Major Projects ควรกำหนดเวลาและวันที่ให้ชัดเจน เพื่อง่ายต่อการติดตาม หากทำทั้งหมดในครั้งเดียวไม่ได้ ให้แบ่งงานใหญ่ออกเป็นงานย่อยๆ และเริ่มทำงานย่อยที่สำคัญก่อน เพื่อให้การทำงานง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
3. Fill-ins งานง่ายๆ ที่ทำให้ทุกอย่างเข้าที่
Fill-ins คือ งานที่ใช้แรงน้อยแต่ได้ผลน้อย มักเป็นงานที่จำเป็นต้องทำแต่ไม่สร้างประโยชน์มาก เช่น การ Update App หรือ Update Windows ซึ่งเป็นงานที่ไม่ช่วยพัฒนาทักษะหรือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ควรพยายามลดหรือมอบหมายให้ผู้อื่นทำ อย่างการจ้าง Outsource หรือการเจรจาขยายเวลาส่งงาน
หากต้องจัดลำดับความสำคัญเพื่อทำงานสำคัญอื่นๆ ให้เสร็จ อาจขอให้เพื่อนร่วมงานจัดการประชุมแทนคุณได้ หรือใช้เวลาพัก 15–30 นาทีในการทำ Break Meeting ช่วงที่ทำงาน Major Projects จนเหนื่อย ลองใช้เวลาพักผ่อนเพื่อเสริมพลังใจ ช่วยให้กลับมามีสมาธิและทำงานต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. Thankless Task งานหนักที่ทำแล้วเหนื่อยฟรี
Thankless Task คือการลงแรงมากแต่ได้ผลน้อย หรือไม่มีผลอะไรเลยใน Priority Matrix ควรหลีกเลี่ยงหรือเลิกทำ เช่น การเข้าเว็บไซต์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน หรือการเข้าร่วมประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของคุณ เพราะมันเสียเวลาและไม่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน หรือสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณและองค์กร
สิ่งที่ควรรับมือกับงานลักษณะนี้ก็คือ การหลีกเลี่ยงการทำเอง โดยมอบหมายให้คนอื่นทำ หรือจ้างคนมาทำ หากต้องทำเอง หรือถ้าไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ก็อาจจะต้องปรับเปลี่ยนมายด์เซต ให้หาวิธีทำให้มันสนุก หรือมองเป็นการให้รางวัลตัวเองผ่านการทำงานนั้น
ทำงานให้เก่งด้วย Action Priority Matrix ตามขั้นตอนง่ายๆ
แค่ 3 ขั้นตอนง่ายๆ ก็สามารถนำ Priority Matrix ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้
1. เขียนแผนและกำหนดเป้าหมาย
เริ่มจากการเขียนลิสต์ของงานทั้งหมด เพื่อ Priorizing โดยตั้งคำถามกับตัวเองว่าอยากประสบความสำเร็จอย่างไรในเดือนนี้หรือปีหน้า เมื่อเข้าใจเป้าหมายระยะยาวแล้ว กำหนดเป้าหมายระยะกลางและระยะสั้น เช่น เป้าหมายระยะยาวอาจเป็นการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดดิจิทัล เป้าหมายระยะสั้นอาจเป็นการฝึกเขียนบทความเกี่ยวกับการตลาดดิจิทัลสัปดาห์ละ 5 บทความ และระยะกลางคือการเข้าอบรมคอร์สการตลาดออนไลน์และ SEO
2. ให้คะแนนกับแต่ละงาน
ให้คะแนนงานแต่ละชิ้นตาม Effort (ความพยายาม) และ Impact (ผลลัพธ์) โดยใช้เกณฑ์คะแนน เช่น 1–10 หรือ 1–5 โดยที่ 1 คือใช้ความพยายามน้อยที่สุด (Effort) หรือได้ผลน้อยที่สุด (Impact) ส่วน 10 คือใช้ความพยายามมากที่สุด หรือได้ผลสูงสุด แล้วนำคะแนนเหล่านี้ไปใส่ใน Quadrant ของ Priority Matrix ตามคะแนนที่ได้ เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงาน
3. เข้าโหมดจัดลำดับความสำคัญ
บางครั้งเรามักจัดลำดับความสำคัญของงานตามตำแหน่งของผู้มอบหมาย หรือใกล้วันกำหนดส่งมากขึ้น ซึ่งอาจทำให้เราเสียโฟกัสจากงานที่สำคัญแท้จริง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ควรเปรียบเทียบต้นทุนและผลตอบแทน โดยประเมินเป้าหมายของตัวเองและพิจารณางานและเวลาที่มี ก่อนรับงานใหม่เสมอ
สัมผัสข้อดีของการใช้ Priority Matrix ในการทำงาน
การนำการจัดลำดับความสำคัญของงานมาใช้ในการทำงาน จะส่งผลดีทั้งต่อตัวเองและทีม ได้ดังนี้
- ช่วยให้จัดการปริมาณงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
- ช่วยจัดสรรงานและเวลาของทีมให้สามารถเรียงลำดับความสำคัญได้ ส่งผลให้ประหยัดเวลาในการทำงาน
- ช่วยให้การติดตามงานหรือโครงการต่างๆ เป็นเรื่องง่าย
- ช่วยให้เห็นภาพรวมกระบวนการทำงานในแต่ละขั้นตอน ทำให้สามารถประเมินหรือควบคุมเวลาของงานแต่ละชิ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ช่วยสร้างสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว โดยการเข้าใจขอบเขตการทำงานและการบริหารความสำคัญของงาน จะส่งเสริมให้ความสัมพันธ์ในทีมดีขึ้นและสามารถรับมือกับงานด่วนได้ดีขึ้น
สิ่งที่ควรรู้ก่อนใช้ Priority Matrix ในการจัดการเวลา
ก่อนที่จะนำแนวทางการจัด Priority Matrix ไปใช้ในการทำงาน มีสิ่งที่ควรรู้เพื่อให้การใช้งานมีประสิทธิภาพและเหมาะสมกับลักษณะงานของคุณและทีมมากที่สุด คือ
การจัดลำดับความสำคัญ ควรมองตนเองเป็นหลัก
การถามตัวเองว่า “อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดในชีวิตเรา?” จะช่วยให้มองเห็นภาพรวมและความสำคัญของทุกด้านในชีวิต เช่น งาน ตัวเอง และครอบครัว ก่อนที่จะจัดลำดับความสำคัญต่างๆ เพราะบางครั้งการจัดลำดับความสำคัญอาจมองข้ามครอบครัวหรือชีวิตส่วนตัวไป ซึ่งทำให้เกิดความไม่สมดุลในชีวิตและขาดทิศทางในการทำงาน
งานแต่ละงาน มีความสำคัญที่ต่างกัน
ไม่ใช่ทุกงานที่สำคัญเท่ากัน ดังนั้น จึงควรจัดการลำดับความสำคัญโดยเน้นที่งานที่ให้ผลตอบแทนสูงมากกว่างานที่ต้องใช้ความพยายามมากแต่กลับได้ผลลัพธ์ต่ำ
ควรจัดสรรเวลาให้มีเวลาว่าง
การจัดสรรเวลาที่ดีจะช่วยให้มีเวลาว่างมากขึ้น ทำให้สามารถเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ และทำกิจกรรมอื่นๆ ได้มากขึ้น การจัดสรรเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเริ่มต้นจากการรู้จักตนเอง เข้าใจจุดแข็งของตัวเอง และประเมินเวลาที่ใช้ในการทำงานแต่ละอย่าง
สรุป
Priority Matrix คือ เครื่องมือจัดลำดับความสำคัญของงานโดยแบ่งเป็น 4 หมวดหมู่ตามความสำคัญและความเร่งด่วน โดยมักใช้หลักการ Action Priority Matrix มากที่สุด แบ่งเป็น 4 ประเภท ได้แก่ Quick Wins, Major Projects, Fill-ins และ Thankless Tasks
การนำ Priority Matrix ไปใช้มี 3 ขั้นตอนง่ายๆ คือ เขียนลิสต์งานทั้งหมด ประเมินความสำคัญและความเร่งด่วน และจัดลำดับงาน ซึ่งก่อนใช้ควรศึกษาวิธีการเพื่อให้จัดการงานได้มีประสิทธิภาพ รวมถึงควรมีสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี อย่างออฟฟิศของ CW Tower ที่มีพื้นที่พร้อมใช้งานและสามารถตกแต่งได้เอง เพื่อสนับสนุนการจัดการงาน
