|
Table of Contents
ระบบไซโลคือรูปแบบการทำงานอะไร
ไซโล (Silo) แปลตรงตัวหมายถึงถังขนาดใหญ่ที่ใช้เก็บวัตถุดิบในปริมาณมาก พร้อมระบบควบคุมความชื้นและอุณหภูมิแต่ละถังมักจัดเรียงติดกันโดยไม่เชื่อมต่อกัน ส่วนในองค์กร การทำงานแบบไซโล คือการที่แต่ละทีมทำงานแยกกันโดยไม่สื่อสารหรือร่วมมือกัน หรือมุ่งแต่ทำงานในส่วนของตัวเอง จะส่งผลให้ประสิทธิภาพการดำเนินงานลดลงกว่าที่ควรจะเป็น และการทำงานแบบ Silo ยังทำให้องค์กรขาดการแลกเปลี่ยนข้อมูลความรู้ ขาดการสื่อสารระหว่างกัน กล่าวคือส่งผลให้เสียเปรียบในยุคที่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว
การทำงานแบบ Silo ไม่ดีต่อองค์กรอย่างไร
การทำงานแบบไซโล (Silo Organization) คือรูปแบบการทำงานที่อาจสร้างปัญหาร้ายแรงให้กับองค์กร ทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่างทีม ขาดความเชื่อมั่นและเกิดความซ้ำซ้อน ส่งผลให้ประสิทธิภาพลดลง เมื่อทีมขาดการสื่อสารและไม่แลกเปลี่ยนความคิดเห็น โครงการอาจหยุดชะงัก และองค์กรอาจสูญเสียความสามารถ ขาดนวัตกรรมใหม่ๆ
นอกจากนี้การแบ่งแยกข้อมูลยังส่งผลต่อประสบการณ์ลูกค้า หากไม่มีการส่งเสริมการแชร์ข้อมูล องค์กรอาจใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้ไม่เต็มที่ ซึ่งอาจเป็นปัจจัยชี้ขาดถึงความสำเร็จหรือความล้มเหลวขององค์กร
สังเกตอย่างไรว่าองค์กรมีการทำงานแบบ Silo
เมื่อเราสังเกตพบลักษณะการทำงานที่แปลกไปจากเดิมหรือมีแนวโน้มไปในรูปแบบไซโล สามารถสังเกตได้ดังนี้
ทีมงานรู้แค่เนื้อหางานของทีมตัวเอง
การที่แต่ละทีมสื่อสารกันเฉพาะภายในทีม อาจทำให้ขาดมุมมองภาพรวมขององค์กรหรือโครงการ ส่งผลให้ไม่รู้สึกเป็นเจ้าของปัญหา และขาดความร่วมมือในการแก้ไข แม้องค์กรขนาดใหญ่จะไม่สามารถให้ทุกคนรู้จักกันทั้งหมด แต่ควรให้แต่ละทีมเข้าใจบทบาทและกระบวนการทำงานของกันและกัน ดังนั้นการมองเห็นภาพรวมช่วยให้ทีมงานทำงานสอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร และสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เริ่มมีความแปลกแยกในทีม
ผู้นำควรสังเกตว่ามีใครในทีมที่ไม่รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม เช่น ชอบแยกตัว ทำงานคนเดียว หรือไม่เคยและเปลี่ยนข้อมูลในการประชุม ปัญหาอาจเกิดขึ้นจากทีมงานหรือหัวหน้าไม่กระจายงานหรือให้คำแนะนำอย่างเหมาะสม ทำให้บางคนรู้สึกถูกกันออกจากทีม ผลที่ตามมาคือความขัดแย้งภายใน เกิดการเมืองในองค์กร และการแข่งขันกันเอง แทนที่จะร่วมมือกันเพื่อแข่งขันกับบริษัทคู่แข่ง ซึ่งปัญหาดังกล่าวจะนำไปสู่การเลื่อยขาเก้าอี้กันในที่สุด
ไม่มีการสื่อสารหรือแลกเปลี่ยนกันระหว่างแผนก
หากพนักงานไม่คุ้นเคยหรือสนิทสนมกัน อาจทำให้เกิดการทำงานลำบากและไม่กล้าขอความช่วยเหลือกัน ในองค์กรขนาดใหญ่ อย่างน้อยแผนกที่เกี่ยวข้องควรรู้สึกเป็นทีมเดียวกัน แทนที่จะมองว่าเป็น “พวกเรา” กับ “พวกเขา” และเมื่อทุกคนรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีม ความร่วมมือก็จะเกิดง่ายขึ้น และช่วยลดปัญหาการทำงานแบบ Silo Organization ได้
ทำงานซ้ำซ้อนบ่อยขึ้น
หากมีการทำงานซ้ำซ้อน เช่น สองทีมทำโครงการคล้ายกัน เมื่อต้องแก้ไขก็เสียทั้งเวลาและกำลังคนโดยไม่จำเป็น นับเป็นสัญญาณว่าองค์กรขาดการวางแผน แบ่งงาน และสื่อสารกันอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ประสิทธิผลในการทำงานลดลง ในโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ความท้าทายและความซับซ้อนเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ การทำงานแบบแยกส่วนหรือรอให้คนอื่นมาแก้ปัญหา อาจทำให้กระบวนการล่าช้าและไม่ทันต่อสถานการณ์
วิธีสร้างความเข้าใจร่วมกันในองค์กรเพื่อลดการทำงานแบบ Silo
เมื่อเราทราบแล้วว่าระบบการทำงานแบบไซโลส่งผลเสียต่อการทำงานอย่างไร แต่จริงๆ แล้วระบบนี้สามารถทำลายได้ ด้วยวิธีการดังต่อไปนี้ คือ
สื่อสารให้พนักงานเห็นภาพรวมขององค์กร
การทำงานแบบ Silo Organization เริ่มมาจากแนวคิด คือ “แค่ทำหน้าที่ของตัวเองก็พอ” แม้การโฟกัสงานเป็นเรื่องดี แต่หากมากเกินไป อาจทำให้พนักงานมองแคบและไม่สามารถเห็นภาพรวมองค์กรได้
การแก้ไขคือทำให้พนักงานเข้าใจว่าบทบาทของตนส่งผลต่อองค์กรอย่างไร เช่น กำหนดเป้าหมายการทำงาน (KPI) ให้สอดคล้องกับเป้าหมายบริษัท นอกจากนี้องค์กรควรสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา ผ่านช่องทางที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้พนักงานเข้าใจและตระหนักถึงภารกิจร่วมกัน
เชื่อมโยงระหว่างแผนกจากระดับผู้บริหารสู่ทีมงาน
หากต้นเหตุของการทำงานแบบ Silo มักมาจากระดับผู้บริหาร แล้วพวกเขาไม่มุ่งเน้นที่เป้าหมายสูงสุดของบริษัทก็ยากที่จะจัดการกับปัญหาเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่หากผู้บริหารมีวิสัยทัศน์เดียวกัน และส่งเสริมการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน ทีมงานก็จะปฏิบัติตามแนวทางเดียวกัน
ในฐานะผู้นำควรสร้างสภาพแวดล้อมที่เปิดให้มีการถกเถียงและแลกเปลี่ยนความคิดเห็น เพื่อให้ผู้บริหารรับรู้และให้ความสำคัญทุกมุมมอง และเมื่อมีการตัดสินใจแล้ว ผู้บริหารต้องร่วมมือกันเพื่อเดินหน้าตามเป้าหมายองค์กร
สร้างแรงจูงใจให้กับพนักงาน
เมื่อองค์กรกำหนดเป้าหมายแล้ว ผู้นำควรให้อิสระแก่ทีมในการตั้งเป้าหมายของตัวเองให้สอดคล้องกัน เพื่อสร้างแรงจูงใจจากภายใน นอกจากนี้ผู้นำสามารถกระตุ้นพนักงานด้วยวิธีต่างๆ เมื่อพวกเขาบรรลุเป้าหมาย เช่น การให้กำลังใจ ชื่นชมอย่างจริงใจ ให้เครดิตผลงาน มอบของขวัญ จัดเลี้ยงฉลอง หรือให้โอกาสพัฒนาทักษะและเสนอสิ่งจูงใจอื่นๆ
ลดอคติ ทำความเข้าใจกันให้มากขึ้น
สาเหตุหลักของปัญหาการทำงานแบบแยกส่วนคือการขาดความเข้าใจระหว่างฝ่ายหรือแผนก เรามักคาดหวังให้ผู้อื่นเข้าใจมุมมองของเรา แต่กลับละเลยที่จะพยายามเข้าใจมุมมองของพวกเขา ด้วยเหตุนี้การเอาใจเขามาใส่ใจเราและการสื่อสารอย่างเข้าอกเข้าใจจึงเป็นสิ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญและส่งเสริมอย่างจริงจัง
ปรับวิธีการสื่อสารกันระหว่างแผนก
ปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิดการทำงานในระบบไซโล คือ การขาดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างแผนก เมื่อต้องทำงานร่วมกัน มักเกิดความเข้าใจผิดเพราะไม่มีการแบ่งปันข้อมูล ส่งผลให้แต่ละฝ่ายแยกตัวทำงาน เกิดความซ้ำซ้อนและใช้เวลามากขึ้น
การแก้ไขปัญหานี้ต้องสร้างความสัมพันธ์ระหว่างแผนก เช่น การจัดตั้งทีมข้ามสายงาน หรือจัดกิจกรรมร่วมกัน เพื่อให้สมาชิกได้พัฒนาความสัมพันธ์ที่ไร้ขอบเขต และเปิดโอกาสให้แลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างสร้างสรรค์ ช่วยให้องค์กรประสานงานได้คล่องตัวและทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
Feedback ให้รู้ถึงประสิทธิภาพในการทำงาน
การให้ข้อเสนอแนะเป็นเครื่องมือสื่อสารสองทางที่มีประสิทธิภาพในการลดการทำงานแบบไซโล กล่าวคือ เมื่อมีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น พนักงานจะเข้าใจประสิทธิภาพการทำงานของตนเองได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ทั้งจุดแข็ง จุดอ่อน และความสอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร กระบวนการนี้เป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยกระตุ้นให้พนักงานตระหนักถึงความสำคัญของการมีส่วนร่วมกับองค์กร สร้างแรงจูงใจ และพัฒนาศักยภาพไปพร้อมกัน
สรุป
Silo ย่อมาจาก Silo Organization หมายถึงลักษณะการทำงานที่แต่ละทีมหรือแผนกแยกส่วนกันอย่างชัดเจน ขาดการสื่อสารและความร่วมมือระหว่างกัน ส่งผลให้ประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยรวมลดลง ทำให้องค์กรขาดการแลกเปลี่ยนข้อมูลความรู้ที่สำคัญ และไม่สามารถปรับตัวได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในยุคปัจจุบัน หากพบว่าในองค์กรมีการทำงานแบบไซโล สังเกตได้จากภายในทีมมีความแปลกแยก ไม่สื่อสารระหว่างกัน ต่างคนต่างทำงานในส่วนของตนเอง และระบบไซโลสามารถทำลายได้ด้วยการสร้างแรงจูงใจในการทำงาน ปรับวิธีสื่อสารกันระหว่างแผนก ฯลฯ
หากมองหาออฟฟิศที่ช่วยส่งเสริมการทำงานระหว่างกัน ไม่ก่อให้เกิดการทำงานแบบไซโล ขอแนะนำที่ CW Tower ออฟฟิศให้เช่าทั้งแบบพร้อมใช้งานและตกแต่งเองได้ตามใจชอบ ส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก ทำให้งานมีประสิทธิภาพ สร้างแรงจูงใจ เติบโตไปด้วยกันกับองค์กร
